l'Association Foncière Urbaine Libre  est une association syndicale libre de propriétaires (ASL). Créée par la loi du 30 décembre 1967, modifiée en 1985, l'AFUL est soumise aux dispositions prévues par l'ordonnance 2004-632 du 1er juillet 2004 et par les articles L322-1 à L322-11 du Code de l'Urbanisme. L'AFUL gère des ouvrages communs à plusieurs propriétaires, par exemple la voierie, le chauffage collectif, les espaces verts…

L'AFUL regroupe des propriétaires et ne relève pas des règles applicables aux copropriétés.

l'AMO copropriété a pour mission d'accompagner le syndicat des copropriétaires (le maître d'ouvrage) dans la conception et la réalisation d'un programme de travaux de rénovation énergétique élaboré par un maître d'œuvre. L'AMO s'occupe de l'ingénierie financière de l'opération (mobilisation des subventions, constitution des dossiers d'emprunts collectifs, calcul des quotes-parts travaux des copropriétaires...), réalise l'enquête sociale nécessaire à la mobilisation des aides individuelles, veille à la cohérence globale du projet, à son bon déroulement et assure une communication sur le programme de travaux auprès des copropriétaires.

l'Association Syndicale Libre (ASL), est une association regroupant des propriétaires. Son rôle est de gérer et d'entretenir des biens ou équipements à usage commun des propriétaires. L'ASL est le plus souvent mise en place pour gérer les équipements communs (piscine, tennis, salle de sport…) de lotissements pavillonnaires ou de grands ensembles immobiliers, qui sont par ailleurs organisés, chacun, en copropriété. L'ASL est actuellement régie par l'ordonnance n° 2004-632 du 1er juillet 2004. Sa constitution et ses statuts sont enregistrés à la préfecture de son siège social.

Acte réalisé par un officier ministériel, qui n'est pas relatif à un procès en justice en cours. C'est par exemple l'appellation d'une sommation faite par un commissaire de justice.

Modalité de vente d'un bien mis aux enchères par un juge, un notaire ou un fonctionnaire. Procédure utilisée essentiellement dans le cadre de saisie immobilière à la demande d'un créancier (la copropriété peut, en dernier recours, engager une telle procédure).

Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d'un conseil syndical.

Lorsque le syndicat de copropriétaires est confronté à de graves problèmes financiers ou qu'il ne parvient plus à assurer la conservation de l'immeuble, le juge désigne un administrateur provisoire chargé de prendre les mesures nécessaires au rétablissement du fonctionnement normal de la copropriété. Il détient les pouvoirs du syndic et les pouvoirs de l'assemblée générale (sauf certaines décisions telles que les cessions de parties communes ou encore la modification du règlement de copropriété). Le juge choisit généralement l'administrateur provisoire parmi les administrateurs judiciaires de la juridiction.

Documents comptables annuels envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l'Assemblée Générale statuant sur les comptes de l'exercice écoulé :

• L'annexe 1 dit « Etat financier après répartition » présente l'état des dettes et des créances et la situation financière. Ces montants sont calculés après répartition du résultat de l'exercice entre les copropriétaires. La synthèse fait apparaître les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.
• L'annexe 2 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux selon le plan comptable : les charges sont classées selon leur nature (maintenance ascenseur, électricité, eau, charges de personnel…). L'annexe 2 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel).
• L'Annexe 3 présente les comptes de gestion courante classées selon les clés de répartition (Bâtiment A, B…, ascenseur, eau…). L'annexe 3 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel). C'est le détail des charges de gestion courante apparaissant sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 4 présente les comptes des travaux et des opérations exceptionnelles. Il s'agit des travaux votés précédemment et dont la réalisation s'est achevée au cours de l'exercice. C'est le détail des travaux et opérations exceptionnelles indiquées sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 5 présente l'état des travaux votés précédemment mais non encore terminés. Il précise le montant des travaux votés par l'assemblée, le montant payé aux fournisseurs, le montant des appels de provisions pour travaux et éventuellement l'écart qui en résulte.

Demande faite par le syndic au copropriétaire pour le versement d'avances de fonds destinés à faire face aux dépenses de la copropriété :

• Les provisions pour charges courantes exigibles au 1er jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l'AG), elles correspondent au ¼ du budget prévisionnel voté pour l'exercice.
• Des provisions pour travaux selon l'échéancier (date et montants) fixé par l'AG en même temps que la décision d'entreprendre ces travaux.
• Les  provisions pour le fonds travaux dont le montant est décidé en AG et qui ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.
• Des provisions relatives à des travaux urgents, en cours d'exercice, pour faire face à des dépenses imprévues (montant inférieur au 1/3 du devis).
• La constitution ou le complément de l'avance pour réserve (ex avance permanente), selon décision de l'AG, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel de l'exercice.
• Les appels destinés à couvrir la carence de certains copropriétaires. Le solde de trésorerie de la copropriété devant toujours être positif, le syndic peut être amené à demander aux copropriétaires de se substituer aux défaillants jusqu'au recouvrement de leurs dettes ou passage en charge de ces créances devenues irrécouvrables.

Les provisions appelées par le syndic correspondent à la mise en œuvre d'une décision de l'assemblée générale, ce n'est pas le syndic qui les a décidé.

L'assemblée générale est l'organe décisionnaire du syndicat des copropriétaires.

On distingue 3 types d'assemblées :

• Assemblée Générale Annuelle : Réunion annuelle des copropriétaires, convoquée obligatoirement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, et délibérant, au minimum, sur les comptes de cet exercice et le budget prévisionnel des deux exercices suivant.
• Assemblée Générale Supplémentaire : Réunion supplémentaire des copropriétaires, sur convocation spéciale, pour délibérer de questions dépassant les prérogatives du Conseil Syndical et du syndic, mais ne pouvant attendre l'échéance de la prochaine assemblée générale annuelle.
• Assemblée Générale Spéciale : Réunion qui concerne des délibérations soumises au vote d'une partie seulement des copropriétaires.

L'assurance contractée par la copropriété couvre les parties communes (biens collectifs). L'assurance couvre a minima la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires (article 9-1 e la loi du 10 juillet 1965).

L'assurance multirisque immeuble couvre les risques d'incendie, de foudre, d'explosion, de dégâts des eaux, de vol, de catastrophe naturelle, d'attentats, d'actes de terrorisme, de tempête, grêle et neige sur toitures et de bris de glaces... 

Par ailleurs, chaque copropriétaire est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre en sa qualité soit de copropriétaire occupant, soit de copropriétaire non-occupant.

Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour la couverture des réparations relevant de la garantie décennale lors de travaux importants affectant la structure de l'immeuble. Cela évite d'attendre les recherches de responsabilités et les décisions de justice pour engager la réparation des désordres.

Disposition optionnelle du règlement de copropriété (ou vote de l'AG article 26), définissant les modalités de constitution par les copropriétaires d'une réserve financière destinée à faciliter la gestion de trésorerie. Cette avance ne peut excéder 1/6° du budget prévisionnel de charges courantes. Elle peut être actualisée en fonction de l'évolution du budget prévisionnel.

Lors de la vente d'un lot, le notaire rembourse cette avance au vendeur et la reconstitue auprès du nouvel acquéreur.

Le bureau d'études techniques (BET) est un acteur de l'équipe de maîtrise d'œuvre, en général dirigée par le cabinet d'architecture qui missionne les BET le cas échéant, suivant le projet et les besoins techniques : BET généraliste, BET thermique, BET études structures.

Document de comptabilité générale qui liste l'ensemble des comptes et affiche leur solde (débiteur ou créditeur), sans détailler les opérations.

Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, avec le concours du conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'AG, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes, c'est pourquoi, le vote d'un budget, modifié ou non en cours d'AG, est indispensable au fonctionnement de la copropriété. 

Inexécution de ses obligations par le syndic. Lorsque le syndic ne remplit pas ses obligations, le syndicat pourra le mettre en demeure, engager sa responsabilité professionnelle et le cas échéant changer de syndic.

Le carnet d'entretien établi et mis à jour annuellement par le syndic, constitue le « carnet de santé » de la copropriété, il contient :

• les coordonnées de l'immeuble : nom du syndicat, adresse
• l'identité du syndic
• les références des contrats d'assurances souscrits par le syndicat des copropriétaires avec leur date d'échéance
• les références des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits par le syndicat des copropriétaires, et dont la garantie est en cours
• les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats
• le référencement des travaux importants réalisés (ravalement de façades, étanchéité, remplacement d'un ascenseur…) précisant l'année de réalisation et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
• s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux, décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.
  L'assemblée générale des copropriétaires peut décider d'inclure d'autres informations dans le carnet d'entretien (études techniques réalisées, nature des matériaux de construction…)

En copropriété, classification des emplois définie par la Convention Collective Nationale (CCN), qui distingue, selon l'article 18 :

• La catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun) : employé d'immeuble
• La catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN : gardien

Le contrat du nouveau syndic prend effet à la date décidée par l'assemblée générale et au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’assemblée générale. Le mandat de l'ancien syndic s'achève donc à la fin du jour de l'assemblée générale. Il reste donc secrétaire de séance de l'assemblée générale jusqu'à la fin.

L'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic :

• Dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions : la situation de trésorerie de la copropriété et les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque
• Dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt des fonctions : l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires.

Terme comptable désignant une somme qui a été payée sur l'exercice en cours, mais qui doit être imputée sur l'exercice suivant (par exemple abonnement EDF, payé pour une période qui appartient à l'exercice suivant).

Dépenses de fonctionnement engagées pour l'entretien et l'administration de la copropriété (Exemples : assurance, nettoyage, entretien, maintenance des équipements, charges de personnel, honoraires de syndic…). Les charges sont récurrentes et peuvent donc être regroupées et votées dans le cadre d'un budget prévisionnel.

Elles se distinguent des charges pour travaux correspondant aux grosses réparations, aux rénovations et améliorations qui font l'objet d'un vote spécifique lors de l'AG.

Partie des charges dont le copropriétaire bailleur peut demander le remboursement à son locataire. Ces charges récupérables correspondent aux dépenses d'entretien courant et sont définies par un décret du 26 août 1986.

Les clés de répartition définissent le partage des charges entre les lots, au prorata des tantièmes qui sont affectés d'après l'état descriptif de division défini au règlement de copropriété. On distingue les charges générales qui sont réparties sur l'ensemble des lots et les charges spéciales qui ne sont réparties qu'entre les lots en ayant l'usage (ex Bâtiment, ascenseurs). Les clés de répartition seront donc différentes sur ces différents postes (par exemple pour un ascenseur, il est usuel que le nombre de tantièmes augmente avec l'étage et donc le taux d'utilisation supposé).

(voir DJU) Paramètre servant à analyser les consommations relatives d'énergie pour le chauffage, en fonction de la localisation géographique et de la rigueur de l'hiver.

Commissaire de justice est le nouveau nom officiel de l'huissier.

La comptabilité analytique est une dimension complémentaire à la comptabilité générale. En copropriété, l'axe analytique s'appuie sur les clés de répartition de charges définies par le règlement de copropriété. Les charges peuvent être regardées sous plusieurs angles :

• Analyse par nature : elle est directement donnée par l'application du plan comptable général (lorsqu'il est respecté !) ex : charge personnel, énergie, prestations, taxes,... c'est la présentation retenue dans l'Annexe 2.
• Analyse par répartition : c'est l'analyse effectuée actuellement par le syndic pour affecter la quote-part de charge à chaque lot et élaborer les décomptes individuels. C'est la présentation retenue dans l'Annexe 3.
• Analyse par destination : elle correspond à l'analyse des dépenses par usage ou par fonction particulière. Dans une copropriété on devrait s'intéresser notamment à l'usage de l'énergie (ventilation entre éclairage, chauffage, ascenseurs, VMC,….) et au coût réel de chaque service inclus dans les charges de personnel ou de prestations externes (conciergerie, nettoyage, poubelles, services divers,…). Ces informations seraient importantes pour analyser la pertinence des dépenses engagées et donc réparties. Les logiciels des syndics ne disposent pas d'éléments d'information suffisants pour effectuer ces analyses nécessaires à l'exploitation des gisements d'économies, à l'orientation des travaux et à une véritable gestion patrimoniale de la copropriété.

Méthode de tenue de comptabilité, similaire à celle des entreprises, applicable obligatoirement pour la gestion des copropriétés depuis le 01/01/2007. Elle consiste à enregistrer les dépenses à la date de la facture (et non au jour du règlement) et d'en affecter la charge sur la période concernée (ex répartition au prorata de la prime d'assurance annuelle concernant une période à cheval sur deux exercices).

En comptabilité d'engagement, la charge (constatation de la facture à sa date d'émission) est dissociée de la dépense (règlement de la facture). Cela permet de connaître le montant des dettes fournisseurs et de présenter une situation financière plus précise.

Nota : Cette disposition n'est pas obligatoire pour certaines petites copropriétés, (moins de 10 lots et budget annuel moyen inférieur à 15 000 €).

Les documents de comptabilité générale établis de manière indépendante pour chaque copropriété sont : les journaux, le grand livre et la balance des comptes. Ces documents de référence, accompagnés des pièces comptables justificatives, sont nécessaires pour un contrôle complet de la situation comptable de la copropriété, et vérifier la cohérence des documents annuels présentés par le syndic aux copropriétaires (état des dépenses et annexes).

Compte dans lequel on enregistre les opérations en attente d'affectation. Ces comptes d'attente sont normalement soldés à la clôture de l'exercice. Dans une copropriété si un compte d'attente apparait non soldé sur l'annexe 1, le détail précis des écritures de ce compte doit être joint à la présentation des comptes.

Terme comptable. En copropriété, représentation sur l'annexe 1 de la valeur des comptes de charges et de produits enregistrés sur l'exercice et correspondant à l'exercice suivant :

• Au débit : les charges constatées d'avance (ex abonnement EDF à reporter sur la période correspond à l'exercice suivant).
• Au crédit : les produits encaissés d'avance (rare en copropriété, ex location de parties communes ou espace publicitaire).

Compte particulier, tenu dans la comptabilité du syndicat, pour chaque copropriétaire et dans lequel sont enregistrées, de manière chronologique toutes ses opérations (appels de fonds, règlements, imputations de charges,…).

Ensemble des documents présentés aux copropriétaires en préparation de l'AG tenue dans les 6 mois de la clôture de l'exercice, et appelée à les approuver. Ils comprennent le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie. Le format de la présentation des documents et annexes est défini par la règlementation. La présentation comporte notamment un comparatif poste par poste, des comptes de l'exercice écoulé avec ceux du précédent exercice approuvé.

La consommation d'eau est répartie entre les copropriétaires en charges communes générales sauf si des compteurs divisionnaires ont été installés dans chaque logement (et/ou commerces).

Le décret 2020/886 du 20 juillet 2020 impose la télérelève pour tous les systèmes de comptage de chauffage et d'eau chaude sanitaire afin d'améliorer la répartition des charges et favoriser la maîtrise des consommations.

Tout copropriétaire (ou son conjoint) peut être membre du conseil syndical (CS). Le syndic ou ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du CS. Le conseil syndical est élu par l'assemblée à la majorité absolue (Article 25). Le nombre de membres est précisé dans le règlement de copropriété, à défaut le nombre de membres est libre.  

Le conseil syndical élit parmi ses membres un Président. Le président anime et s'assure du bon fonctionnement du conseil syndical. Par exemple, il convoque le conseil syndical et préside ses réunions. Il s'assure de la coordination entre le conseil syndical et le syndic.

La mission du conseil syndical est d'assister et de contrôler la gestion du syndic.

Les fonctions du conseil syndical sont bénévoles.

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'AG appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré.

Le conseil syndical peut à tout moment l'ensemble des documents et pièces de la copropriété.

Action engagée en justice par un ou plusieurs copropriétaires à l'encontre d'une ou plusieurs décisions de l'AG.

La contestation peut être intentée, par les copropriétaires opposants ou défaillants, auprès du Tribunal Judiciaire, dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG.

Le contrat de syndic est un document régit les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, notamment la durée de la mission, les modalités de rémunération, (forfaitaires et complémentaires) et les conditions d'exécution de la mission.

Un décret du 26 mars 2015 est venu définir un contrat type de syndic. Ce contrat "Tout sauf", précise la liste exhaustive des prestations pouvant être éventuellement facturées par le syndic en plus de son forfait de gestion courante.

Le contrat de syndic est joint à la convocation à l'AG et signé, au nom du syndicat, par le Président de séance. La rémunération du syndic est libre, il est donc préférable de la négocier avant la séance plénière, peu propice à cet exercice.

La durée du contrat est au maximum de 3 ans.

Accords entre des organisations d'employeurs et des syndicats de salariés qui précisent les dispositions du droit du travail notamment en ce qui concerne les modalités d'exécution des contrats de travail de salariés relevant d'une même activité sur un même territoire.

Les salariés d'une copropriété relèvent de la Convention Collective Nationale du travail des gardiens concierges et employés d'immeuble rédigée en 1979 et applicable obligatoirement à l'ensemble des copropriétés depuis 1981 (Brochure n° 3144).

Lettre adressée à tous les copropriétaires pour les inviter à participer à une Assemblée Générale du syndicat.

Cette convocation est valablement faite par LRAR classique, lettre recommandée électronique ou remise en main propre contre décharge, à chaque copropriétaire, au moins 21 jours francs avant la date tenue de l'AG. Ce délai s'impose à toutes les copropriétés même si leur règlement de copropriété prévoit un délai inférieur.

A noter : désormais, l'envoi de la convocation par lettre recommandée électronique est obligatoire, sauf si le copropriétaire demande expressément au syndic d'envoyer des courriers recommandés papier.

La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, de la présentation des comptes et budgets, du projet des résolutions, d'un formulaire de pouvoir de représentation, d'un formulaire de vote par correspondance et de tous documents complémentaires utiles à l'analyse des résolutions présentées : ex. rapport du Conseil syndical, devis des travaux, projets de contrats d'entreprise et de syndic, présentation de projets.

Immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie, entre plusieurs personnes, par lots comprenant chacun une partie privative et une quote-part de parties communes.

La description de la copropriété, des parties communes et privatives et leur répartition en lots (état descriptif de division) est incluse dans le Règlement de copropriété. La copropriété est représentée par le syndicat des copropriétaires, qui a la personnalité civile et est enregistré au registre national des copropriétés.

Une copropriété est déclarée " fragile" si les impayés atteignent 25 % des sommes exigibles (ou 15 % dans les copropriétés de plus de 200 lots).  Le syndic doit en informer le conseil syndical et saisir le juge d'une demande de désignation d'un mandataire ad hoc.

Dette d'un copropriétaire vis à vis de la copropriété dont on ne sait obtenir le règlement malgré les diverses opérations de recouvrement, elle est donc considérée comme « perdue ». Son montant est alors transféré du compte individuel du débiteur vers un compte spécial « créances irrécouvrables » pour que la charge correspondante soit répartie entre les copropriétaires.

Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, organisme public chargé de veiller de façon générale à la régulation concurrentielle des marchés et la protection économique des consommateurs. 

La loi Macron du 6 août 2015 a attribué des prérogatives particulières à la DGCCRF pour rechercher et constater les infractions en matière de contrat et rémunération des syndics.

Les DJU correspondent à un coefficient climat qui mesure l'écart entre la température de confort et la température extérieure de base. La valeur est calculée, a posteriori pour une campagne hivernale de chauffe.

Les DJU permettent de réaliser des estimations de consommations d'énergie en fonction de la localisation géographique de la rigueur de l'hiver.
Il existe deux méthodes de calcul des DJU :

• Méthode de Météo France.
• Méthode COSTIC (Centre d'études et de formation - génie climatique)
  En France, pour un hiver de rigueur moyenne, le nombre moyen de DJU se situe entre 2000 et 3000 selon les régions (Bouches du Rhône : environ 1800, Rhône : environ 2500, Ile de France : environ 2600, Jura environ 3800).

Règles d'usage d'un immeuble (ce à quoi il doit servir), restriction aux droits des copropriétaires définis par le règlement de copropriété (ex. immeuble à usage exclusif d'habitation).

Document comprenant une analyse de l'état de l'immeuble ainsi qu'une projection sur les dix années à venir des éventuels travaux nécessaires à sa conservation et à son entretien.

L'élaboration d'un plan pluriannuel de travaux s'appuie sur le diagnostic technique global.

Il est obligatoire en cas de mise en copropriété d'un immeuble de plus de 10 ans.

Les documents comptables devant être joints à la convocation de l'AG statuant sur les comptes d'un exercice sont définis par décret. Ils comprennent :

• Présentation des charges par clés de répartition (état des dépenses)
• Présentation des charges par nature (selon nomenclature comptable)
• Etat financier après répartition (annexe 1) : état des dettes et créances, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus
• Compte de gestion général et budget prévisionnel (annexe 2) : charges de gestion courantes par nature (nomenclature comptable) et charges pour travaux, de l'année et des années N+1, N+2 (budgets)
• Compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel (annexe 3) : mêmes éléments que dans l'annexe 2, mais présentés par catégories de charges (clés de répartition)
• Comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4) : détail des travaux votés, réalisés et achevés à la clôture de l'exercice (appels de fonds et montant des travaux)
• Etat des travaux votés non encore clôturés (annexe 5) : situation comptable intermédiaire comparable à l'annexe 4, sur les travaux non achevés.

Voir quitus

Voir mandataire

Le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal d'assemblée dans le mois suivant la tenue de l'assemblée générale.

Un copropriétaire dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification (date de réception ou de première présentation) du procès-verbal de l'AG pour contester une ou des décisions de l'AG. Pendant ce délai de 2 mois, les décisions votées à la majorité 25 ou 26 ne doivent pas être engagés (exemple, travaux).

(synonymes : décision, résolution) Discussion en Assemblée Générale donnant lieu à un vote.

Signature portée sur un document, attestant de la réalité d'une opération :

• Signature attestant la réception d'un document (par exemple convocation AG).
• Signature du copropriétaire ou de son représentant attestant sa participation à l'AG.

La convention collective (CCN) définit 2 catégories d'emploi :

• La catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun).
• La catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN. A titre indicatif 10 000 UV correspondent à un emploi à temps plein.

Salarié de la catégorie A au sens de la convention collective (CCN 3144) applicable aux copropriétés, il peut être chargé d'effectuer tout ou partie du nettoyage, de la sortie des ordures ménagères ou de tous autres travaux d'entretien courant.

Contrairement aux gardiens-concierges, l'employé n'est pas logé par la copropriété et sa rémunération est calculée sur une base horaire.

Document établi par le syndic à la demande du notaire lors du projet de vente d'un lot privatif.

Cet état précise la situation comptable du vendeur vis-à-vis de la copropriété (dettes ou crédits), la situation de la copropriété et des informations à transmettre à l'acquéreur sur les avances et charges à acquitter pour le ou les lots concernés.

L'établissement de l'état daté donne lieu à une rémunération du syndic plafonnée à 380 € et supporté par le copropriétaire vendeur.

Pour qu'une copropriété soit déclarée en état de carence, le syndicat de copropriétaires doit être dans l'incapacité d'assurer la gestion de la copropriété ou rencontrer de graves difficultés financières. C'est le cas si le syndicat n'est pas en mesure d'assurer l'entretien de l'immeuble ou de réaliser des travaux importants ou encore de garantir la sécurité.

L'état de carence est prononcée par ordonnance du juge. Cette décision entraîne l'expropriation de l'ensemble des copropriétaires.

Liste intégrée ou annexée au Règlement de copropriété précisant les règles de répartition des charges et l'identification des lots privatifs et pour chacun d'eux, son numéro, sa description, son usage, et les tantièmes de répartition des charges communes s'y rapportant.

Montant de la différence, si elle est positive, entre les provisions versées par un copropriétaire pendant un exercice et les charges réparties pour les lots le concernant pendant le même exercice.

Lors de l'arrêté des comptes ce montant est inscrit sur la liste figurant à l'annexe 1 de la présentation des comptes, il est ensuite déduit du prochain appel de provisions, après l'approbation des comptes par l'AG.

Une procédure identique est mise en place lors de la clôture de chaque dossier travaux si les coûts réels sont inférieurs aux provisions versées.

En copropriété, période de 12 mois consécutifs à l'issue de laquelle on procédera à l'arrêté des comptes et à leur répartition entre les copropriétaires.

Par commodité, notamment pour les immeubles avec chauffage collectif l'exercice comptable peut être différent de l'année civile (par exemple du 1er octobre au 30 septembre) afin de faciliter la comptabilisation des postes de chauffage importants, en dehors de la campagne de chauffe.

L'ensemble des documents de gestion (budget prévisionnel, état des comptes, échéancier de provisions,…) sont calés sur le calendrier de l'exercice comptable.

Exigibilité : date à laquelle les provisions appelées aux copropriétaires doivent être réglées

Les provisions de gestion courante sont exigible le 1ier jour de chaque trimestre civil (sauf si l'assemblée générale a décidé d'une autre échéance).

Les provisions pour travaux sont exigibles aux dates décidées par l'assemblée générale.

La répartition définitive des charges d'un exercice est exigible le jour de l'approbation des comptes par l'assemblée générale.

le syndic professionnel doit mettre en place un Extranet sur lequel il dépose les documents de la copropriété (Règlement de copropriété, PV des assemblées générales, contrats souscrits, carnet d'entretien, fiche synthétique...) et les documents relatifs à la situation du copropriétaires (son compte, ses appels de provision...).

l'Extranet doit avoir un accès différencié : un accès pour chaque copropriétaire et un accès pour le conseil syndical qui dispose ainsi de plus d'informations afin de remplir sa mission.

Document établi par le syndic ayant pour objet d'informer les copropriétaires du fonctionnement de la copropriété. La fiche comprend les informations suivantes : identification de la copropriété et du syndic, organisation juridique, caractéristiques techniques, équipements et caractéristiques financières. Elle est obligatoire dans toutes les copropriétés et doit être mise à jour tous les ans par le syndic. Lors de la vente d'un lot, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

Ce fichier tenu par le service de la publicité foncière (anciennement conservation des hypothèques), recense par immeuble : la liste des copropriétaires, les actes de vente, les règlements de copropriété et leurs modificatifs, les hypothèques existantes.

Fonds alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par les copropriétaires, dont le montant, fixé par AG, ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.

Les cotisations sont déposées sur un compte séparé rémunéré au nom du syndicat. L' AG peut affecter toute ou partie des sommes déposées sur le fonds au financement de tout type de travaux. 

Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Frais engagés par la copropriété pour obtenir le remboursement des dettes d'un copropriétaire défaillant (charges courantes et travaux). Le montant et les modalités d'imputation de ces frais au débiteur sont définies par la règlementation et le contrat de syndic.

Ces frais comprennent notamment les relances, mises en demeure, injonction de payer, frais d'avocat...

Garantie de 10 ans qui s'applique aux travaux réalisés par une entreprise et protège la copropriété contre les vices et malfaçons affectant les ouvrages ou les rendant non conformes ou impropres à leur destination.

la souscription de cette assurance est obligatoire pour les entreprises.

Les travaux concernés sont ceux qui affectent le gros œuvre, les charpentes, escaliers, canalisations, plafonds… et par extension, les travaux importants de rénovation ou d'aménagement (installation de chauffage, VMC…) qui entraînent une intervention sur la structure.

Salarié de la catégorie B au sens de la Convention Collective Nationale applicable aux copropriétés. Le gardien est logé par la copropriété et sa rémunération est déterminée sur la base de tâches affectées correspondant à des unités de valeur selon le barème publié en annexe 1 de la CCN (voir aussi Unité de valeur, Catégorie d'emploi).

Document de comptabilité générale qui regroupe l'ensemble des comptes et des écritures comptables. Pour chaque compte, les écritures enregistrées au cours de l'exercice apparaissent chronologiquement avec leur date, libellé et montant, puis le solde est calculé (différence entre le total des débits et le total des crédits). Les comptes sont classés selon la nomenclature comptable.

Les honoraires de syndic sont libres et négociés avec le projet de contrat soumis à l'approbation de l'AG. La rémunération du syndic comprend deux parties :

• Les honoraires de gestion courante : il s'agit d'un montant forfaitaire, proportionnel au nombre de lots de la copropriété, qui couvre les prestations de gestion courante. Le décret du 26 mars 2015 instaurant le contrat type de syndic établit une liste non limitative des prestations de gestion courante.
• Les honoraires de prestations particulières : ils correspondent à la rémunération des prestations non comprises dans la gestion courante (exemple : AG extraordinaire, recouvrement des impayés, établissement de l'état daté, suivi des travaux hors budget prévisionnel …). Les prestations particulières sont strictement définies par le décret du 26 mars 2015.

Les copropriétés ont l'obligation d'être immatriculées auprès du Registre National des Copropriétés. L'immatriculation se fait par voie dématérialisée. Chaque année, le représentant légal de la copropriété doit actualiser les informations détenues dans le registre.

L'ensemble des écritures comptables est enregistré chronologiquement dans un journal. En pratique, plusieurs journaux sont utilisés (journal de banque, journal des achats, journal de vente…) pour en faciliter la lisibilité.

La Loi n°2005-67 du 28 janvier 2005, dite Loi CHATEL, tend à protéger le consommateur et donc la copropriété, en précisant notamment les conditions de rupture d'un contrat de services : le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu'il a conclu avec une clause de reconduction tacite.

Dans le cas contraire, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction.

Lot affecté au logement ou au commerce par opposition aux lots secondaires (cave, garage, cellier...).

Généralement l'évaluation de l'importance d'une copropriété prend comme référence le nombre de lots principaux et non le nombre total de lots avec lots secondaires.

Dans une copropriété, élément unitaire et indivisible identifié par un n° dans l'état de division, inscrit au règlement de copropriété.

Il peut correspondre à un logement ou un local commercial mais aussi à des annexes telles que caves, garages, cellier,...

A chaque lot sont affectés des tantièmes de charges dans les différentes clés de répartition (charges générales, bâtiment, chauffage,…).

Chaque lot privatif est détenu par un copropriétaire.

Si une décision n'est pas votée à la majorité 26 (majorité de tous les copropriétaires présents, représentés et absents détenant les deux tiers des voix) mais qu'elle recueille au moins l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents ou représentés, représentant au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée générale procède à un second vote immédiat à la majorité absolue.

Vote d'une résolution : Majorité des présents et représentés. Ne sont prises en compte que les voix exprimées pour ou contre la résolution. L'abstention est sans effet (exemple : si 800 millièmes sont présents ou représentés, 300 votent pour, 200 votent contre et 300 s'abstiennent, la résolution est adoptée).

Il s'agit de la majorité de droit commun, elle trouvera à s'appliquer à toutes les résolutions non définies spécifiquement comme relevant des articles 25 ou 26 de la Loi du 10 juillet 1965. La majorité simple est notamment applicable pour tous les actes de gestion courante (adoption du budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d'entretien ...).

Vote d'une résolution : Majorité des voix de tous les copropriétaires qu'ils soient présents ou non. Le nombre de voix favorables doit être supérieur au nombre de voix contre, des abstentions et des absents pour adopter une résolution.

Les décisions devant être votées à cette majorité concernent essentiellement (liste non exhaustive) :

• La possibilité de déléguer une décision relevant de la majorité 24;
• L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes;
• La désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical ;
• La modification de la répartition des charges rendue nécessaire par un changement de l'usage d'une ou plusieurs parties privatives ;
• Les travaux d'économie d'énergie, de réduction des émissions de gaz à effet de serre  ;
• La suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène ;
• L'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes ;
• L'installation ou la modification d'un réseau de distribution d'électricité public destiné à alimenter en courant électrique les emplacements de stationnement des véhicules ;
• L'installation de compteurs d'eau froide individuels ;
• L'installation de compteurs d'énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage.

Lorsque la résolution n'a pas atteint la majorité absolue prévue à l'article 25, si la décision recueille le tiers des voix, il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple.

Si la décision ne recueille pas le tiers des voix, il sera possible de procéder à un second vote.

Majorité nécessitant la réalisation de deux conditions cumulatives :

• Votes favorables représentant les 2/3 des tantièmes de tous les copropriétaires
• Votes favorables représentant plus de 50 % des copropriétaires.

Ces résolutions concernent les décisions importantes de la copropriété, notamment :

• Des cessions de parties communes,
• La modification des articles du règlement de copropriété relatifs à la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes,
• Les modalités d'ouverture des portes d'accès des immeubles,
• La suppression du poste de concierge ou de gardien et l'aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu'il appartient au syndicat.

Voir contrat de syndic

Représentant d'un copropriétaire dont il a reçu un pourvoir pour participer et émarger en son lieu et place lors de l'AG.

Ce peut être une personne membre ou non du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même avec celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat.

Le syndic ne peut pas être mandataire.

Propriétaire de l'ouvrage dont il a commandé la construction, la rénovation, la réparation ou l'extension.

Il a la responsabilité de l'expression des besoins, aidé pour cela, si nécessaire, par une prestation d'AMO (Assistance à Maîtrise d'ouvrage). Il doit ensuite respecter ses obligations selon le contrat établi, avec la maîtrise d'œuvre (notamment échéancier de règlement) et réceptionner l'ouvrage terminé sous la conduite du maître d'œuvre.

Dans une copropriété, le maître d'ouvrage est le syndicat des copropriétaires (qui décide en assemblée générale). Il est représenté par le syndic.

Responsable de la coordination et de la réalisation de travaux, depuis l'expression des besoins formulés par la copropriété (Maître d'ouvrage) jusqu'à leur réception et la validation de leur conformité aux besoins exprimés et aux règles de l'art.

Expression de la quote-part des parties communes attribuée à un lot par l'état de division, dans le cas d'une répartition globale de 1 000 parts.

Le syndic est chargé notamment :

• Assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
• Administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
• Convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an ;
• Établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
• Actualiser annuellement de registre National des copropriétés;
• Établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
• Tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
• Ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
• Ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
• Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

Transfert de propriété d'un bien (lot en copropriété).

Ce peut être une vente (mutation à tire onéreux), un héritage ou une donation (mutation à titre gratuit).

L'opération de mutation (état daté, frais administratifs) est généralement le fait générateur de prestations complémentaires du syndic définies par le contrat de syndic et mises à la charge du vendeur.

Lorsqu'une copropriété rencontre des difficultés : à réaliser les travaux nécessaires à l'entretien des parties communes, présente une situation financière dégradée, a un fonctionnement qui dysfonctionne etc., les collectivités (ville, métropole, département, région) peuvent mettre un œuvre une Opération Programmée d'Amélioration de l'Habitat en partenariat avec l'Etat et l'Anah afin d'aider au redressement de la situation.

Une OPAH dure généralement 5 ans.

Sont communes les parties des bâtiments et des terrains affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires ou de plusieurs d'entre eux. Les charges d'entretien des parties communes sont réparties entre eux selon les tantièmes définies par l'état descriptif de division. 

Exemple de parties communes : structure et réseaux généraux, façade, toiture, jardin, hall d'entrée, paliers et escaliers, loge du gardien mais aussi les équipements communs : chaudières, ascenseurs, antennes de télévision, ventilation,…

Elles appartiennent indivisément à tous les copropriétaires mais sont affectées à l'usage et à l'utilité exclusifs d'un lot privatif.

Ce peut être le cas de toits terrasses, balcons, loggias, rez-de-jardin.

Dans ce cas les charges d'entretien afférentes pourront être partagées entre la copropriété et le copropriétaire (sur réfection étanchéité balcon, le revêtement est imputé au copropriétaire).

Dans une copropriété, logements, locaux commerciaux et locaux annexes affectés à l'usage exclusif d'un copropriétaire. Ils sont identifiés comme des lots privatifs dans l'état de division inclus dans le Règlement de copropriété.

Nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Le syndic doit respecter le plan comptable défini par l'arrêté arrêté du 20 août 2020 modifiant l’arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Il peut créer des subdivisions, par exemple le compte 45 copropriétaires est subdivisé pour que chaque copropriétaire dispose d'un compte, mais ne peut pas créer de comptes non définis dans le plan comptable.

L'utilisation d'un plan comptable homogène facilite la lecture des comptes et assure une forme de continuité même en cas de changement de syndic.

Lorsqu'une copropriété rencontre des grandes difficultés : à réaliser les travaux nécessaires à l'entretien des parties communes, présente une situation financière dégradée, a un fonctionnement qui dysfonctionne etc., l'Etat et les collectivités (ville, métropole, département, région) peuvent décider en partenariat avec l'Anah, la mise en place d'un plan de sauvegarde d'aider au redressement de la situation.

Le plan de sauvegarde est décidé par arrêté préfectoral.

Voir honoraires du syndic

Voir documents comptables de synthèse et annexes

Donner quitus à un syndic lors de l'Assemblée Générale signifie approuver sa gestion comptable et administrative et le décharger de toute responsabilité pour cette gestion.

Attention si une assemblée donne quitus au syndic, celui-ci pourra ensuite tenter de s'abriter derrière ce quitus pour dégager sa responsabilité, si une faute est découverte ultérieurement.

Si l'approbation des comptes, avec d'éventuelles réserves en cas de doute, est conseillée, car indispensable pour procéder à l'arrête définitif des comptes et à la répartition des charges, en revanche le fait de donner un quitus ne présente aucun avantage pour la copropriété. Ce n'est d'ailleurs pas une question obligatoire.

Nombre minimum de membres présents ou représentés pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer. En copropriété, la loi ne prévoit pas de quorum (uniquement des règles de majorité).

Il s'agit de la part qui revient à chacun dans une répartition d'une somme. Dans les copropriétés, la quote-part des charges payées par un copropriétaire est déterminée par le nombre de tantièmes attachés au lot qu'il possède.

Cette quote-part correspond aussi au nombre de voix dont dispose le copropriétaire lors des votes d'assemblée générale.

Le rapprochement bancaire est un état comptable précisant les écarts entre le solde du relevé de compte adressé par la banque à une date donnée et le solde théorique du compte de la même banque dans la comptabilité de la copropriété.

Cet écart se justifie notamment par l'émission ou la réception de chèques, déjà enregistrés en comptabilité mais qui n'ont pas encore été débités ou déposés à la banque à la même date.

Le registre, tenu par l'Anah (Agence nationale de l'habitat), permet de procéder en ligne à l'immatriculation d'une copropriété par son représentant légal ou par un notaire, et d'accéder à un annuaire et à des données statistiques. Il vise à recenser les copropriétés à usage d'habitation.

Le registre doit être actualisé annuellement par le syndic. cette actualisation permet la génération de la fiche synthétique.

Lorsque un copropriétaire ne respecte pas ses échéances de règlement, le syndic est missionné pour en assurer le recouvrement, dans une procédure d'escalade (relance simple, recommandé, actes d'huissiers,…). Les frais engagés par la copropriété pour l'encaissement d'une créance d'un copropriétaire sont généralement imputés à ce dernier.

Voir Loi CHATEL

Ce document, établi lors de la constitution de la copropriété fournit la description de chacun de ses composants, (parties communes ou privatives) dans leur consistance, les conditions de leur jouissance. Il fixe également les règles relatives à l'administration des parties communes et inclus généralement l'état de division précisant les quotes-parts de répartition des charges communes par lot.

Le règlement de copropriété est obligatoire et doit être enregistré au service de la publicité foncière afin d'être opposable à tous.

Chaque copropriétaire contribue aux frais d'entretien et d'administration des parties communes en fonction des tantièmes attachés aux lots privatifs qu'il détient. A la clôture d'un exercice comptable, le syndic répartit les charges en fonction de ces tantièmes.

Procédure de vente aux enchères des lots d'un copropriétaire défaillant.

La saisie immobilière est votée par l'assemblée générale lorsque les autres actions de recouvrement ont échoué. Sur la base de cette décision, le juge est saisi pour confirmer la vente par adjudication des lots.

La copropriété va pouvoir recouvrer tout ou partie des sommes dues par le copropriétaire sur le prix de la vente.

Le principe de scission de copropriété est simple : diviser une copropriété existante en retirant de celle-ci un, ou plusieurs bâtiments, afin d'en faciliter leur gestion.

Les copropriétés divisées peuvent devenir de propriétés uniques, indépendantes ou une toute nouvelle copropriété, de taille plus restreinte. À la base, la scission n'était réservée qu'aux copropriétés incluant plusieurs bâtiments et à la division du sol possible. La loi Alur, du 24 mars 2014, a étendu cette possibilité jusqu'à tous les ensembles immobiliers complexes, qui peuvent dès lors être divisés en volume.

Le niveau d'impayés à partir duquel le syndic doit alerter et saisir le tribunal pour la nomination d'un mandataire ad' hoc est de 25% pour les copropriétés de moins de 200 lots et de 15% pour les autres.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.

Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.

Une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic. Nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée, il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

Le syndic non professionnel (bénévole) est un copropriétaire qui accepte d'endosser ce rôle. Il est désigné par l'AG.

Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il est possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions.

Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'AG.

La collectivité des copropriétaires constitue un syndicat doté de la personnalité civile et immatriculé au Registre National des Copropriétés. Il est chargé d'administrer et d'entretenir les parties communes et équipements communs de la copropriété.

La copropriété n'est pas soumise à la TVA. Cela implique que les appels de provisions n'y sont pas soumis et que la copropriété ne peut pas, de manière générale, récupérer la TVA liée à ses dépenses.

Toutefois, le syndic doit indiquer dans les décomptes individuels des charges annuelles, le montant de la TVA déductible. En effet, si un particulier ne peut récupérer la TVA, une entreprise copropriétaire ou locataire peut déduire cette TVA.

A l'échéance du contrat, son renouvellement s'effectue automatiquement sans qu'aucune démarche ne soit nécessaire, avec éventuellement une actualisation du prix de la prestation selon les formules indicielles prévues au contrat initial (voir loi Chatel pour les modalités de rupture).

Dans une copropriété, le nombre de tantièmes attribué à chaque lot dans l'état de division, correspond à sa quote-part dans la répartition des charges totales. Selon le nombre de lots et la précision des calculs le terme générique de tantième peut être exprimé en centième, millième ou dix-millième.

La participation du lot aux charges sera calculée en proportion de son nombre de tantièmes par rapport au nombre total de tantièmes de la copropriété (Exemple : le propriétaire d'un lot représentant 60 tantièmes sur un total de 1000, règlera 60/1000° des charges à répartir).

Les droits de vote du copropriétaire correspondent aux tantièmes de ses lots.

Calculé en fin d'exercice au niveau syndicat, le taux d'impayés est le ratio entre le montant global des créances copropriétaires divisé par le total des sommes appelées aux copropriétaires au cours de l'exercice.

Nombre de copropriétaires défaillants / nombre de copropriétaires exprime la répartition des créances. Plus il est important plus la maîtrise des impayés sera délicate.

Sommes encaissées / sommes appelées au cours de l'exercice, permet d'apprécier la tendance et l'effet des mesures de recouvrement. Il est favorable s'il est > 100 % mais inquiétant si < 90%.

La situation de trésorerie correspond à l'analyse des créances et des dettes de la copropriété afin de déterminer le montant des disponibilités.

Le décret 2020/886 du 20 juillet 2020 impose la télé-relève pour tous les systèmes de comptage de chauffage et d'eau chaude sanitaire en copropriété.

Les compteurs d'eau sont équipés d'un module radio. Ce module radio est accroché physiquement au compteur et permet de retranscrire l'index mécanique du compteur en index électronique. Grace à ce module, le compteur devient communiquant et transmet les données de consommations des abonnés vers un réseau de télérelevé. La relève à distance des compteurs de type "télérelève" se réalise quotidiennement en automatique. Ce système apporte de nombreux avantages tels que l'optimisation des rendements de réseau et le service "alerte fuite" pour l'abonné.

Principe de vote exigé par la loi pour les prises de décision en Assemblée Générale concernant des modifications substantielles du Règlement de copropriété, par exemple, nouvelle répartition de l'état de division (tantièmes) ou modification des conditions de jouissance des parties privatives.

L'obtention de l'unanimité impose la présence ou la représentation de tous les copropriétaires (y compris les copropriétaires de lots secondaires) ce qui est particulièrement délicat à obtenir dans les copropriétés importantes.

Unité servant à la valorisation d'une tâche confiée à un gardien (salarié logé).

Le nombre d'UV de chaque nature de tâche est défini par le tableau de l'annexe 1 de la Convention Collective Nationale. Toutefois, selon cette même convention, si certaines valeurs sont inadaptées au contexte de l'immeuble, elles peuvent être remplacées des U.V. dérogatoires, avec l'accord du salarié.

Ces tâches peuvent également être définies en nombre d'heures de travaux spécialisés ou qualifiés. Un emploi à temps plein correspond, pour un gardien, à 10 000 UV. Le nombre d'unités de valeurs multiplié par un coefficient permet d'obtenir le montant du salaire brut. Le nombre d'UV supérieur à 10 000 (maxi 12 000) sera décompté en heures supplémentaires.

La division en volumes est une technique juridique qui consiste à diviser la propriété d'un immeuble en fractions privatives distinctes, sur le plan horizontal ou vertical, à des niveaux différents qui peuvent se situer au-dessus ou en dessous du sol naturel, sans qu'il y ait de parties communes.

La division en volumes est utilisée pour les ensembles immobiliers complexes, ceux composés de plusieurs bâtiments groupés ou distincts sur une seule dalle porteuse et entrecoupés au rez-de-chaussée par des voies ou espaces ouverts au public, pour lesquels le statut de la copropriété se révèle mal adapté.

Elle est également utilisée en cas de cohabitation entre le domaine public et le domaine privé sur une même assiette foncière : le statut de la copropriété se révèle alors inapplicable car il est incompatible avec le régime de la domanialité publique.

Les convocations aux assemblées générales adressées aux copropriétaires doivent désormais contenir le formulaire de vote par correspondance, selon le modèle défini par l'arrêté du 2 juillet 2020, reprenant la liste des résolutions avec un emplacement prévu pour chacune d'elles avec les intentions de vote à compléter : pour, contre ou abstention. Pour être pris en compte lors de l'assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi.

La feuille de présence, signée par les copropriétaires présents ou leurs mandataires (détenteur d'un pouvoir), précise les copropriétaires ayant voté par correspondance.
Le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est présent à l'assemblée générale.
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Le procès-verbal de l'assemblée précise les copropriétaires défaillant.