Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d'un conseil syndical.

Lorsque le syndicat de copropriétaires est confronté à de graves problèmes financiers ou qu'il ne parvient plus à assurer la conservation de l'immeuble, le juge désigne un administrateur provisoire chargé de prendre les mesures nécessaires au rétablissement du fonctionnement normal de la copropriété. Il détient les pouvoirs du syndic et les pouvoirs de l'assemblée générale (sauf certaines décisions telles que les cessions de parties communes ou encore la modification du règlement de copropriété). Le juge choisit généralement l'administrateur provisoire parmi les administrateurs judiciaires de la juridiction.

Documents comptables annuels envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l'Assemblée Générale statuant sur les comptes de l'exercice écoulé :

• L'annexe 1 dit « Etat financier après répartition » présente l'état des dettes et des créances et la situation financière. Ces montants sont calculés après répartition du résultat de l'exercice entre les copropriétaires. La synthèse fait apparaître les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.
• L'annexe 2 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux selon le plan comptable : les charges sont classées selon leur nature (maintenance ascenseur, électricité, eau, charges de personnel…). L'annexe 2 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel).
• L'Annexe 3 présente les comptes de gestion courante classées selon les clés de répartition (Bâtiment A, B…, ascenseur, eau…). L'annexe 3 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel). C'est le détail des charges de gestion courante apparaissant sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 4 présente les comptes des travaux et des opérations exceptionnelles. Il s'agit des travaux votés précédemment et dont la réalisation s'est achevée au cours de l'exercice. C'est le détail des travaux et opérations exceptionnelles indiquées sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 5 présente l'état des travaux votés précédemment mais non encore terminés. Il précise le montant des travaux votés par l'assemblée, le montant payé aux fournisseurs, le montant des appels de provisions pour travaux et éventuellement l'écart qui en résulte.

Demande faite par le syndic au copropriétaire pour le versement d'avances de fonds destinés à faire face aux dépenses de la copropriété :

• Les provisions pour charges courantes exigibles au 1er jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l'AG), elles correspondent au ¼ du budget prévisionnel voté pour l'exercice.
• Des provisions pour travaux selon l'échéancier (date et montants) fixé par l'AG en même temps que la décision d'entreprendre ces travaux.
• Les  provisions pour le fonds travaux dont le montant est décidé en AG et qui ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.
• Des provisions relatives à des travaux urgents, en cours d'exercice, pour faire face à des dépenses imprévues (montant inférieur au 1/3 du devis).
• La constitution ou le complément de l'avance pour réserve (ex avance permanente), selon décision de l'AG, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel de l'exercice.
• Les appels destinés à couvrir la carence de certains copropriétaires. Le solde de trésorerie de la copropriété devant toujours être positif, le syndic peut être amené à demander aux copropriétaires de se substituer aux défaillants jusqu'au recouvrement de leurs dettes ou passage en charge de ces créances devenues irrécouvrables.

Les provisions appelées par le syndic correspondent à la mise en œuvre d'une décision de l'assemblée générale, ce n'est pas le syndic qui les a décidé.

L'assemblée générale est l'organe décisionnaire du syndicat des copropriétaires.

On distingue 3 types d'assemblées :

• Assemblée Générale Annuelle : Réunion annuelle des copropriétaires, convoquée obligatoirement dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice, et délibérant, au minimum, sur les comptes de cet exercice et le budget prévisionnel des deux exercices suivant.
• Assemblée Générale Supplémentaire : Réunion supplémentaire des copropriétaires, sur convocation spéciale, pour délibérer de questions dépassant les prérogatives du Conseil Syndical et du syndic, mais ne pouvant attendre l'échéance de la prochaine assemblée générale annuelle.
• Assemblée Générale Spéciale : Réunion qui concerne des délibérations soumises au vote d'une partie seulement des copropriétaires.

Disposition optionnelle du règlement de copropriété (ou vote de l'AG article 26), définissant les modalités de constitution par les copropriétaires d'une réserve financière destinée à faciliter la gestion de trésorerie. Cette avance ne peut excéder 1/6° du budget prévisionnel de charges courantes. Elle peut être actualisée en fonction de l'évolution du budget prévisionnel.

Lors de la vente d'un lot, le notaire rembourse cette avance au vendeur et la reconstitue auprès du nouvel acquéreur.

Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, avec le concours du conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'AG, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes, c'est pourquoi, le vote d'un budget, modifié ou non en cours d'AG, est indispensable au fonctionnement de la copropriété. 

Inexécution de ses obligations par le syndic. Lorsque le syndic ne remplit pas ses obligations, le syndicat pourra le mettre en demeure, engager sa responsabilité professionnelle et le cas échéant changer de syndic.

Le contrat du nouveau syndic prend effet à la date décidée par l'assemblée générale et au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’assemblée générale. Le mandat de l'ancien syndic s'achève donc à la fin du jour de l'assemblée générale. Il reste donc secrétaire de séance de l'assemblée générale jusqu'à la fin.

L'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic :

• Dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions : la situation de trésorerie de la copropriété et les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque
• Dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt des fonctions : l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires.

Dépenses de fonctionnement engagées pour l'entretien et l'administration de la copropriété (Exemples : assurance, nettoyage, entretien, maintenance des équipements, charges de personnel, honoraires de syndic…). Les charges sont récurrentes et peuvent donc être regroupées et votées dans le cadre d'un budget prévisionnel.

Elles se distinguent des charges pour travaux correspondant aux grosses réparations, aux rénovations et améliorations qui font l'objet d'un vote spécifique lors de l'AG.

Tout copropriétaire (ou son conjoint) peut être membre du conseil syndical (CS). Le syndic ou ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du CS. Le conseil syndical est élu par l'assemblée à la majorité absolue (Article 25). Le nombre de membres est précisé dans le règlement de copropriété, à défaut le nombre de membres est libre.  

Le conseil syndical élit parmi ses membres un Président. Le président anime et s'assure du bon fonctionnement du conseil syndical. Par exemple, il convoque le conseil syndical et préside ses réunions. Il s'assure de la coordination entre le conseil syndical et le syndic.

La mission du conseil syndical est d'assister et de contrôler la gestion du syndic.

Les fonctions du conseil syndical sont bénévoles.

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'AG appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré.

Le conseil syndical peut à tout moment l'ensemble des documents et pièces de la copropriété.

Action engagée en justice par un ou plusieurs copropriétaires à l'encontre d'une ou plusieurs décisions de l'AG.

La contestation peut être intentée, par les copropriétaires opposants ou défaillants, auprès du Tribunal Judiciaire, dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de l'AG.

Le contrat de syndic est un document régit les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, notamment la durée de la mission, les modalités de rémunération, (forfaitaires et complémentaires) et les conditions d'exécution de la mission.

Un décret du 26 mars 2015 est venu définir un contrat type de syndic. Ce contrat "Tout sauf", précise la liste exhaustive des prestations pouvant être éventuellement facturées par le syndic en plus de son forfait de gestion courante.

Le contrat de syndic est joint à la convocation à l'AG et signé, au nom du syndicat, par le Président de séance. La rémunération du syndic est libre, il est donc préférable de la négocier avant la séance plénière, peu propice à cet exercice.

La durée du contrat est au maximum de 3 ans.

Lettre adressée à tous les copropriétaires pour les inviter à participer à une Assemblée Générale du syndicat.

Cette convocation est valablement faite par LRAR classique, lettre recommandée électronique ou remise en main propre contre décharge, à chaque copropriétaire, au moins 21 jours francs avant la date tenue de l'AG. Ce délai s'impose à toutes les copropriétés même si leur règlement de copropriété prévoit un délai inférieur.

A noter : désormais, l'envoi de la convocation par lettre recommandée électronique est obligatoire, sauf si le copropriétaire demande expressément au syndic d'envoyer des courriers recommandés papier.

La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, de la présentation des comptes et budgets, du projet des résolutions, d'un formulaire de pouvoir de représentation, d'un formulaire de vote par correspondance et de tous documents complémentaires utiles à l'analyse des résolutions présentées : ex. rapport du Conseil syndical, devis des travaux, projets de contrats d'entreprise et de syndic, présentation de projets.

Les documents comptables devant être joints à la convocation de l'AG statuant sur les comptes d'un exercice sont définis par décret. Ils comprennent :

• Présentation des charges par clés de répartition (état des dépenses)
• Présentation des charges par nature (selon nomenclature comptable)
• Etat financier après répartition (annexe 1) : état des dettes et créances, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus
• Compte de gestion général et budget prévisionnel (annexe 2) : charges de gestion courantes par nature (nomenclature comptable) et charges pour travaux, de l'année et des années N+1, N+2 (budgets)
• Compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel (annexe 3) : mêmes éléments que dans l'annexe 2, mais présentés par catégories de charges (clés de répartition)
• Comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4) : détail des travaux votés, réalisés et achevés à la clôture de l'exercice (appels de fonds et montant des travaux)
• Etat des travaux votés non encore clôturés (annexe 5) : situation comptable intermédiaire comparable à l'annexe 4, sur les travaux non achevés.

Voir quitus

Voir mandataire

Le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal d'assemblée dans le mois suivant la tenue de l'assemblée générale.

Un copropriétaire dispose d'un délai de 2 mois à compter de la notification (date de réception ou de première présentation) du procès-verbal de l'AG pour contester une ou des décisions de l'AG. Pendant ce délai de 2 mois, les décisions votées à la majorité 25 ou 26 ne doivent pas être engagés (exemple, travaux).

(synonymes : décision, résolution) Discussion en Assemblée Générale donnant lieu à un vote.

Signature portée sur un document, attestant de la réalité d'une opération :

• Signature attestant la réception d'un document (par exemple convocation AG).
• Signature du copropriétaire ou de son représentant attestant sa participation à l'AG.

Montant de la différence, si elle est positive, entre les provisions versées par un copropriétaire pendant un exercice et les charges réparties pour les lots le concernant pendant le même exercice.

Lors de l'arrêté des comptes ce montant est inscrit sur la liste figurant à l'annexe 1 de la présentation des comptes, il est ensuite déduit du prochain appel de provisions, après l'approbation des comptes par l'AG.

Une procédure identique est mise en place lors de la clôture de chaque dossier travaux si les coûts réels sont inférieurs aux provisions versées.

Exigibilité : date à laquelle les provisions appelées aux copropriétaires doivent être réglées

Les provisions de gestion courante sont exigible le 1ier jour de chaque trimestre civil (sauf si l'assemblée générale a décidé d'une autre échéance).

Les provisions pour travaux sont exigibles aux dates décidées par l'assemblée générale.

La répartition définitive des charges d'un exercice est exigible le jour de l'approbation des comptes par l'assemblée générale.

Document établi par le syndic ayant pour objet d'informer les copropriétaires du fonctionnement de la copropriété. La fiche comprend les informations suivantes : identification de la copropriété et du syndic, organisation juridique, caractéristiques techniques, équipements et caractéristiques financières. Elle est obligatoire dans toutes les copropriétés et doit être mise à jour tous les ans par le syndic. Lors de la vente d'un lot, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

Fonds alimenté par une cotisation annuelle obligatoire versée par les copropriétaires, dont le montant, fixé par AG, ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.

Les cotisations sont déposées sur un compte séparé rémunéré au nom du syndicat. L' AG peut affecter toute ou partie des sommes déposées sur le fonds au financement de tout type de travaux. 

Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires.

Si une décision n'est pas votée à la majorité 26 (majorité de tous les copropriétaires présents, représentés et absents détenant les deux tiers des voix) mais qu'elle recueille au moins l'approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents ou représentés, représentant au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, l'assemblée générale procède à un second vote immédiat à la majorité absolue.

Vote d'une résolution : Majorité des présents et représentés. Ne sont prises en compte que les voix exprimées pour ou contre la résolution. L'abstention est sans effet (exemple : si 800 millièmes sont présents ou représentés, 300 votent pour, 200 votent contre et 300 s'abstiennent, la résolution est adoptée).

Il s'agit de la majorité de droit commun, elle trouvera à s'appliquer à toutes les résolutions non définies spécifiquement comme relevant des articles 25 ou 26 de la Loi du 10 juillet 1965. La majorité simple est notamment applicable pour tous les actes de gestion courante (adoption du budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d'entretien ...).

Vote d'une résolution : Majorité des voix de tous les copropriétaires qu'ils soient présents ou non. Le nombre de voix favorables doit être supérieur au nombre de voix contre, des abstentions et des absents pour adopter une résolution.

Les décisions devant être votées à cette majorité concernent essentiellement (liste non exhaustive) :

• La possibilité de déléguer une décision relevant de la majorité 24;
• L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes;
• La désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical ;
• La modification de la répartition des charges rendue nécessaire par un changement de l'usage d'une ou plusieurs parties privatives ;
• Les travaux d'économie d'énergie, de réduction des émissions de gaz à effet de serre  ;
• La suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène ;
• L'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes ;
• L'installation ou la modification d'un réseau de distribution d'électricité public destiné à alimenter en courant électrique les emplacements de stationnement des véhicules ;
• L'installation de compteurs d'eau froide individuels ;
• L'installation de compteurs d'énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage.

Lorsque la résolution n'a pas atteint la majorité absolue prévue à l'article 25, si la décision recueille le tiers des voix, il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple.

Si la décision ne recueille pas le tiers des voix, il sera possible de procéder à un second vote.

Majorité nécessitant la réalisation de deux conditions cumulatives :

• Votes favorables représentant les 2/3 des tantièmes de tous les copropriétaires
• Votes favorables représentant plus de 50 % des copropriétaires.

Ces résolutions concernent les décisions importantes de la copropriété, notamment :

• Des cessions de parties communes,
• La modification des articles du règlement de copropriété relatifs à la jouissance, l'usage ou l'administration des parties communes,
• Les modalités d'ouverture des portes d'accès des immeubles,
• La suppression du poste de concierge ou de gardien et l'aliénation du logement affecté au concierge ou au gardien lorsqu'il appartient au syndicat.

Voir contrat de syndic

Représentant d'un copropriétaire dont il a reçu un pourvoir pour participer et émarger en son lieu et place lors de l'AG.

Ce peut être une personne membre ou non du syndicat. Chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même avec celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat.

Le syndic ne peut pas être mandataire.

Propriétaire de l'ouvrage dont il a commandé la construction, la rénovation, la réparation ou l'extension.

Il a la responsabilité de l'expression des besoins, aidé pour cela, si nécessaire, par une prestation d'AMO (Assistance à Maîtrise d'ouvrage). Il doit ensuite respecter ses obligations selon le contrat établi, avec la maîtrise d'œuvre (notamment échéancier de règlement) et réceptionner l'ouvrage terminé sous la conduite du maître d'œuvre.

Dans une copropriété, le maître d'ouvrage est le syndicat des copropriétaires (qui décide en assemblée générale). Il est représenté par le syndic.

Expression de la quote-part des parties communes attribuée à un lot par l'état de division, dans le cas d'une répartition globale de 1 000 parts.

Le syndic est chargé notamment :

• Assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
• Administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
• Convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an ;
• Établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
• Actualiser annuellement de registre National des copropriétés;
• Établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
• Tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
• Ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
• Ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
• Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

Voir documents comptables de synthèse et annexes

Donner quitus à un syndic lors de l'Assemblée Générale signifie approuver sa gestion comptable et administrative et le décharger de toute responsabilité pour cette gestion.

Attention si une assemblée donne quitus au syndic, celui-ci pourra ensuite tenter de s'abriter derrière ce quitus pour dégager sa responsabilité, si une faute est découverte ultérieurement.

Si l'approbation des comptes, avec d'éventuelles réserves en cas de doute, est conseillée, car indispensable pour procéder à l'arrête définitif des comptes et à la répartition des charges, en revanche le fait de donner un quitus ne présente aucun avantage pour la copropriété. Ce n'est d'ailleurs pas une question obligatoire.

Nombre minimum de membres présents ou représentés pour qu'une assemblée puisse valablement délibérer. En copropriété, la loi ne prévoit pas de quorum (uniquement des règles de majorité).

Il s'agit de la part qui revient à chacun dans une répartition d'une somme. Dans les copropriétés, la quote-part des charges payées par un copropriétaire est déterminée par le nombre de tantièmes attachés au lot qu'il possède.

Cette quote-part correspond aussi au nombre de voix dont dispose le copropriétaire lors des votes d'assemblée générale.

Procédure de vente aux enchères des lots d'un copropriétaire défaillant.

La saisie immobilière est votée par l'assemblée générale lorsque les autres actions de recouvrement ont échoué. Sur la base de cette décision, le juge est saisi pour confirmer la vente par adjudication des lots.

La copropriété va pouvoir recouvrer tout ou partie des sommes dues par le copropriétaire sur le prix de la vente.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.

Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.

Une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic. Nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée, il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

Le syndic non professionnel (bénévole) est un copropriétaire qui accepte d'endosser ce rôle. Il est désigné par l'AG.

Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il est possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions.

Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'AG.

Dans une copropriété, le nombre de tantièmes attribué à chaque lot dans l'état de division, correspond à sa quote-part dans la répartition des charges totales. Selon le nombre de lots et la précision des calculs le terme générique de tantième peut être exprimé en centième, millième ou dix-millième.

La participation du lot aux charges sera calculée en proportion de son nombre de tantièmes par rapport au nombre total de tantièmes de la copropriété (Exemple : le propriétaire d'un lot représentant 60 tantièmes sur un total de 1000, règlera 60/1000° des charges à répartir).

Les droits de vote du copropriétaire correspondent aux tantièmes de ses lots.

Principe de vote exigé par la loi pour les prises de décision en Assemblée Générale concernant des modifications substantielles du Règlement de copropriété, par exemple, nouvelle répartition de l'état de division (tantièmes) ou modification des conditions de jouissance des parties privatives.

L'obtention de l'unanimité impose la présence ou la représentation de tous les copropriétaires (y compris les copropriétaires de lots secondaires) ce qui est particulièrement délicat à obtenir dans les copropriétés importantes.

Les convocations aux assemblées générales adressées aux copropriétaires doivent désormais contenir le formulaire de vote par correspondance, selon le modèle défini par l'arrêté du 2 juillet 2020, reprenant la liste des résolutions avec un emplacement prévu pour chacune d'elles avec les intentions de vote à compléter : pour, contre ou abstention. Pour être pris en compte lors de l'assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance est réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi.

La feuille de présence, signée par les copropriétaires présents ou leurs mandataires (détenteur d'un pouvoir), précise les copropriétaires ayant voté par correspondance.
Le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte lorsque le copropriétaire, l'associé ou leur mandataire est présent à l'assemblée générale.
Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution. Le procès-verbal de l'assemblée précise les copropriétaires défaillant.