Documents comptables annuels envoyés aux copropriétaires avec la convocation à l'Assemblée Générale statuant sur les comptes de l'exercice écoulé :

• L'annexe 1 dit « Etat financier après répartition » présente l'état des dettes et des créances et la situation financière. Ces montants sont calculés après répartition du résultat de l'exercice entre les copropriétaires. La synthèse fait apparaître les montants de l'exercice clôturé et ceux de l'exercice précédent.
• L'annexe 2 présente les comptes de gestion courante et les charges pour travaux selon le plan comptable : les charges sont classées selon leur nature (maintenance ascenseur, électricité, eau, charges de personnel…). L'annexe 2 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel).
• L'Annexe 3 présente les comptes de gestion courante classées selon les clés de répartition (Bâtiment A, B…, ascenseur, eau…). L'annexe 3 comprend les charges de l'exercice clos (charges réalisées et prévisionnel voté), celles de l'exercice précédent et celles des 2 exercices suivants (budget prévisionnel). C'est le détail des charges de gestion courante apparaissant sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 4 présente les comptes des travaux et des opérations exceptionnelles. Il s'agit des travaux votés précédemment et dont la réalisation s'est achevée au cours de l'exercice. C'est le détail des travaux et opérations exceptionnelles indiquées sur l'Annexe 2.
• L'Annexe 5 présente l'état des travaux votés précédemment mais non encore terminés. Il précise le montant des travaux votés par l'assemblée, le montant payé aux fournisseurs, le montant des appels de provisions pour travaux et éventuellement l'écart qui en résulte.

Demande faite par le syndic au copropriétaire pour le versement d'avances de fonds destinés à faire face aux dépenses de la copropriété :

• Les provisions pour charges courantes exigibles au 1er jour de chaque trimestre (sauf décision contraire de l'AG), elles correspondent au ¼ du budget prévisionnel voté pour l'exercice.
• Des provisions pour travaux selon l'échéancier (date et montants) fixé par l'AG en même temps que la décision d'entreprendre ces travaux.
• Les  provisions pour le fonds travaux dont le montant est décidé en AG et qui ne peut être inférieur à 5 % du budget prévisionnel.
• Des provisions relatives à des travaux urgents, en cours d'exercice, pour faire face à des dépenses imprévues (montant inférieur au 1/3 du devis).
• La constitution ou le complément de l'avance pour réserve (ex avance permanente), selon décision de l'AG, elle ne peut excéder 1/6 du budget prévisionnel de l'exercice.
• Les appels destinés à couvrir la carence de certains copropriétaires. Le solde de trésorerie de la copropriété devant toujours être positif, le syndic peut être amené à demander aux copropriétaires de se substituer aux défaillants jusqu'au recouvrement de leurs dettes ou passage en charge de ces créances devenues irrécouvrables.

Les provisions appelées par le syndic correspondent à la mise en œuvre d'une décision de l'assemblée générale, ce n'est pas le syndic qui les a décidé.

L'assurance contractée par la copropriété couvre les parties communes (biens collectifs). L'assurance couvre a minima la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires (article 9-1 e la loi du 10 juillet 1965).

L'assurance multirisque immeuble couvre les risques d'incendie, de foudre, d'explosion, de dégâts des eaux, de vol, de catastrophe naturelle, d'attentats, d'actes de terrorisme, de tempête, grêle et neige sur toitures et de bris de glaces... 

Par ailleurs, chaque copropriétaire est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre en sa qualité soit de copropriétaire occupant, soit de copropriétaire non-occupant.

Assurance souscrite obligatoirement par le maître d'ouvrage pour la couverture des réparations relevant de la garantie décennale lors de travaux importants affectant la structure de l'immeuble. Cela évite d'attendre les recherches de responsabilités et les décisions de justice pour engager la réparation des désordres.

Disposition optionnelle du règlement de copropriété (ou vote de l'AG article 26), définissant les modalités de constitution par les copropriétaires d'une réserve financière destinée à faciliter la gestion de trésorerie. Cette avance ne peut excéder 1/6° du budget prévisionnel de charges courantes. Elle peut être actualisée en fonction de l'évolution du budget prévisionnel.

Lors de la vente d'un lot, le notaire rembourse cette avance au vendeur et la reconstitue auprès du nouvel acquéreur.

Document de comptabilité générale qui liste l'ensemble des comptes et affiche leur solde (débiteur ou créditeur), sans détailler les opérations.

Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, avec le concours du conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'AG, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes, c'est pourquoi, le vote d'un budget, modifié ou non en cours d'AG, est indispensable au fonctionnement de la copropriété. 

Le carnet d'entretien établi et mis à jour annuellement par le syndic, constitue le « carnet de santé » de la copropriété, il contient :

• les coordonnées de l'immeuble : nom du syndicat, adresse
• l'identité du syndic
• les références des contrats d'assurances souscrits par le syndicat des copropriétaires avec leur date d'échéance
• les références des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits par le syndicat des copropriétaires, et dont la garantie est en cours
• les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats
• le référencement des travaux importants réalisés (ravalement de façades, étanchéité, remplacement d'un ascenseur…) précisant l'année de réalisation et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
• s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux, décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.
  L'assemblée générale des copropriétaires peut décider d'inclure d'autres informations dans le carnet d'entretien (études techniques réalisées, nature des matériaux de construction…)

En copropriété, classification des emplois définie par la Convention Collective Nationale (CCN), qui distingue, selon l'article 18 :

• La catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun) : employé d'immeuble
• La catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN : gardien

Terme comptable désignant une somme qui a été payée sur l'exercice en cours, mais qui doit être imputée sur l'exercice suivant (par exemple abonnement EDF, payé pour une période qui appartient à l'exercice suivant).

Dépenses de fonctionnement engagées pour l'entretien et l'administration de la copropriété (Exemples : assurance, nettoyage, entretien, maintenance des équipements, charges de personnel, honoraires de syndic…). Les charges sont récurrentes et peuvent donc être regroupées et votées dans le cadre d'un budget prévisionnel.

Elles se distinguent des charges pour travaux correspondant aux grosses réparations, aux rénovations et améliorations qui font l'objet d'un vote spécifique lors de l'AG.

Partie des charges dont le copropriétaire bailleur peut demander le remboursement à son locataire. Ces charges récupérables correspondent aux dépenses d'entretien courant et sont définies par un décret du 26 août 1986.

Les clés de répartition définissent le partage des charges entre les lots, au prorata des tantièmes qui sont affectés d'après l'état descriptif de division défini au règlement de copropriété. On distingue les charges générales qui sont réparties sur l'ensemble des lots et les charges spéciales qui ne sont réparties qu'entre les lots en ayant l'usage (ex Bâtiment, ascenseurs). Les clés de répartition seront donc différentes sur ces différents postes (par exemple pour un ascenseur, il est usuel que le nombre de tantièmes augmente avec l'étage et donc le taux d'utilisation supposé).

(voir DJU) Paramètre servant à analyser les consommations relatives d'énergie pour le chauffage, en fonction de la localisation géographique et de la rigueur de l'hiver.

La comptabilité analytique est une dimension complémentaire à la comptabilité générale. En copropriété, l'axe analytique s'appuie sur les clés de répartition de charges définies par le règlement de copropriété. Les charges peuvent être regardées sous plusieurs angles :

• Analyse par nature : elle est directement donnée par l'application du plan comptable général (lorsqu'il est respecté !) ex : charge personnel, énergie, prestations, taxes,... c'est la présentation retenue dans l'Annexe 2.
• Analyse par répartition : c'est l'analyse effectuée actuellement par le syndic pour affecter la quote-part de charge à chaque lot et élaborer les décomptes individuels. C'est la présentation retenue dans l'Annexe 3.
• Analyse par destination : elle correspond à l'analyse des dépenses par usage ou par fonction particulière. Dans une copropriété on devrait s'intéresser notamment à l'usage de l'énergie (ventilation entre éclairage, chauffage, ascenseurs, VMC,….) et au coût réel de chaque service inclus dans les charges de personnel ou de prestations externes (conciergerie, nettoyage, poubelles, services divers,…). Ces informations seraient importantes pour analyser la pertinence des dépenses engagées et donc réparties. Les logiciels des syndics ne disposent pas d'éléments d'information suffisants pour effectuer ces analyses nécessaires à l'exploitation des gisements d'économies, à l'orientation des travaux et à une véritable gestion patrimoniale de la copropriété.

Méthode de tenue de comptabilité, similaire à celle des entreprises, applicable obligatoirement pour la gestion des copropriétés depuis le 01/01/2007. Elle consiste à enregistrer les dépenses à la date de la facture (et non au jour du règlement) et d'en affecter la charge sur la période concernée (ex répartition au prorata de la prime d'assurance annuelle concernant une période à cheval sur deux exercices).

En comptabilité d'engagement, la charge (constatation de la facture à sa date d'émission) est dissociée de la dépense (règlement de la facture). Cela permet de connaître le montant des dettes fournisseurs et de présenter une situation financière plus précise.

Nota : Cette disposition n'est pas obligatoire pour certaines petites copropriétés, (moins de 10 lots et budget annuel moyen inférieur à 15 000 €).

Les documents de comptabilité générale établis de manière indépendante pour chaque copropriété sont : les journaux, le grand livre et la balance des comptes. Ces documents de référence, accompagnés des pièces comptables justificatives, sont nécessaires pour un contrôle complet de la situation comptable de la copropriété, et vérifier la cohérence des documents annuels présentés par le syndic aux copropriétaires (état des dépenses et annexes).

Compte dans lequel on enregistre les opérations en attente d'affectation. Ces comptes d'attente sont normalement soldés à la clôture de l'exercice. Dans une copropriété si un compte d'attente apparait non soldé sur l'annexe 1, le détail précis des écritures de ce compte doit être joint à la présentation des comptes.

Terme comptable. En copropriété, représentation sur l'annexe 1 de la valeur des comptes de charges et de produits enregistrés sur l'exercice et correspondant à l'exercice suivant :

• Au débit : les charges constatées d'avance (ex abonnement EDF à reporter sur la période correspond à l'exercice suivant).
• Au crédit : les produits encaissés d'avance (rare en copropriété, ex location de parties communes ou espace publicitaire).

Compte particulier, tenu dans la comptabilité du syndicat, pour chaque copropriétaire et dans lequel sont enregistrées, de manière chronologique toutes ses opérations (appels de fonds, règlements, imputations de charges,…).

Ensemble des documents présentés aux copropriétaires en préparation de l'AG tenue dans les 6 mois de la clôture de l'exercice, et appelée à les approuver. Ils comprennent le budget prévisionnel, les charges et produits de l'exercice, la situation de trésorerie. Le format de la présentation des documents et annexes est défini par la règlementation. La présentation comporte notamment un comparatif poste par poste, des comptes de l'exercice écoulé avec ceux du précédent exercice approuvé.

La consommation d'eau est répartie entre les copropriétaires en charges communes générales sauf si des compteurs divisionnaires ont été installés dans chaque logement (et/ou commerces).

Le décret 2020/886 du 20 juillet 2020 impose la télérelève pour tous les systèmes de comptage de chauffage et d'eau chaude sanitaire afin d'améliorer la répartition des charges et favoriser la maîtrise des consommations.

Accords entre des organisations d'employeurs et des syndicats de salariés qui précisent les dispositions du droit du travail notamment en ce qui concerne les modalités d'exécution des contrats de travail de salariés relevant d'une même activité sur un même territoire.

Les salariés d'une copropriété relèvent de la Convention Collective Nationale du travail des gardiens concierges et employés d'immeuble rédigée en 1979 et applicable obligatoirement à l'ensemble des copropriétés depuis 1981 (Brochure n° 3144).

Dette d'un copropriétaire vis à vis de la copropriété dont on ne sait obtenir le règlement malgré les diverses opérations de recouvrement, elle est donc considérée comme « perdue ». Son montant est alors transféré du compte individuel du débiteur vers un compte spécial « créances irrécouvrables » pour que la charge correspondante soit répartie entre les copropriétaires.

Les DJU correspondent à un coefficient climat qui mesure l'écart entre la température de confort et la température extérieure de base. La valeur est calculée, a posteriori pour une campagne hivernale de chauffe.

Les DJU permettent de réaliser des estimations de consommations d'énergie en fonction de la localisation géographique de la rigueur de l'hiver.
Il existe deux méthodes de calcul des DJU :

• Méthode de Météo France.
• Méthode COSTIC (Centre d'études et de formation - génie climatique)
  En France, pour un hiver de rigueur moyenne, le nombre moyen de DJU se situe entre 2000 et 3000 selon les régions (Bouches du Rhône : environ 1800, Rhône : environ 2500, Ile de France : environ 2600, Jura environ 3800).

Les documents comptables devant être joints à la convocation de l'AG statuant sur les comptes d'un exercice sont définis par décret. Ils comprennent :

• Présentation des charges par clés de répartition (état des dépenses)
• Présentation des charges par nature (selon nomenclature comptable)
• Etat financier après répartition (annexe 1) : état des dettes et créances, situation de trésorerie, montant des emprunts restant dus
• Compte de gestion général et budget prévisionnel (annexe 2) : charges de gestion courantes par nature (nomenclature comptable) et charges pour travaux, de l'année et des années N+1, N+2 (budgets)
• Compte de gestion des opérations courantes et budget prévisionnel (annexe 3) : mêmes éléments que dans l'annexe 2, mais présentés par catégories de charges (clés de répartition)
• Comptes de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles (annexe 4) : détail des travaux votés, réalisés et achevés à la clôture de l'exercice (appels de fonds et montant des travaux)
• Etat des travaux votés non encore clôturés (annexe 5) : situation comptable intermédiaire comparable à l'annexe 4, sur les travaux non achevés.

La convention collective (CCN) définit 2 catégories d'emploi :

• La catégorie A, salariés qui ont une rémunération horaire (droit commun).
• La catégorie B, salariés logés par la copropriété, dont la rémunération est basée sur l'attribution de tâches et sur leur évaluation en application d'un barème d'UV (unités de valeur) établi en annexe1 de la CCN. A titre indicatif 10 000 UV correspondent à un emploi à temps plein.

Salarié de la catégorie A au sens de la convention collective (CCN 3144) applicable aux copropriétés, il peut être chargé d'effectuer tout ou partie du nettoyage, de la sortie des ordures ménagères ou de tous autres travaux d'entretien courant.

Contrairement aux gardiens-concierges, l'employé n'est pas logé par la copropriété et sa rémunération est calculée sur une base horaire.

Document établi par le syndic à la demande du notaire lors du projet de vente d'un lot privatif.

Cet état précise la situation comptable du vendeur vis-à-vis de la copropriété (dettes ou crédits), la situation de la copropriété et des informations à transmettre à l'acquéreur sur les avances et charges à acquitter pour le ou les lots concernés.

L'établissement de l'état daté donne lieu à une rémunération du syndic plafonnée à 380 € et supporté par le copropriétaire vendeur.

Montant de la différence, si elle est positive, entre les provisions versées par un copropriétaire pendant un exercice et les charges réparties pour les lots le concernant pendant le même exercice.

Lors de l'arrêté des comptes ce montant est inscrit sur la liste figurant à l'annexe 1 de la présentation des comptes, il est ensuite déduit du prochain appel de provisions, après l'approbation des comptes par l'AG.

Une procédure identique est mise en place lors de la clôture de chaque dossier travaux si les coûts réels sont inférieurs aux provisions versées.

En copropriété, période de 12 mois consécutifs à l'issue de laquelle on procédera à l'arrêté des comptes et à leur répartition entre les copropriétaires.

Par commodité, notamment pour les immeubles avec chauffage collectif l'exercice comptable peut être différent de l'année civile (par exemple du 1er octobre au 30 septembre) afin de faciliter la comptabilisation des postes de chauffage importants, en dehors de la campagne de chauffe.

L'ensemble des documents de gestion (budget prévisionnel, état des comptes, échéancier de provisions,…) sont calés sur le calendrier de l'exercice comptable.

Exigibilité : date à laquelle les provisions appelées aux copropriétaires doivent être réglées

Les provisions de gestion courante sont exigible le 1ier jour de chaque trimestre civil (sauf si l'assemblée générale a décidé d'une autre échéance).

Les provisions pour travaux sont exigibles aux dates décidées par l'assemblée générale.

La répartition définitive des charges d'un exercice est exigible le jour de l'approbation des comptes par l'assemblée générale.

le syndic professionnel doit mettre en place un Extranet sur lequel il dépose les documents de la copropriété (Règlement de copropriété, PV des assemblées générales, contrats souscrits, carnet d'entretien, fiche synthétique...) et les documents relatifs à la situation du copropriétaires (son compte, ses appels de provision...).

l'Extranet doit avoir un accès différencié : un accès pour chaque copropriétaire et un accès pour le conseil syndical qui dispose ainsi de plus d'informations afin de remplir sa mission.

Salarié de la catégorie B au sens de la Convention Collective Nationale applicable aux copropriétés. Le gardien est logé par la copropriété et sa rémunération est déterminée sur la base de tâches affectées correspondant à des unités de valeur selon le barème publié en annexe 1 de la CCN (voir aussi Unité de valeur, Catégorie d'emploi).

Document de comptabilité générale qui regroupe l'ensemble des comptes et des écritures comptables. Pour chaque compte, les écritures enregistrées au cours de l'exercice apparaissent chronologiquement avec leur date, libellé et montant, puis le solde est calculé (différence entre le total des débits et le total des crédits). Les comptes sont classés selon la nomenclature comptable.

L'ensemble des écritures comptables est enregistré chronologiquement dans un journal. En pratique, plusieurs journaux sont utilisés (journal de banque, journal des achats, journal de vente…) pour en faciliter la lisibilité.

La Loi n°2005-67 du 28 janvier 2005, dite Loi CHATEL, tend à protéger le consommateur et donc la copropriété, en précisant notamment les conditions de rupture d'un contrat de services : le professionnel prestataire de services informe le consommateur par écrit, au plus tôt trois mois et au plus tard un mois avant le terme de la période autorisant le rejet de la reconduction, de la possibilité de ne pas reconduire le contrat qu'il a conclu avec une clause de reconduction tacite.

Dans le cas contraire, le consommateur peut mettre gratuitement un terme au contrat, à tout moment à compter de la date de reconduction.

Vote d'une résolution : Majorité des présents et représentés. Ne sont prises en compte que les voix exprimées pour ou contre la résolution. L'abstention est sans effet (exemple : si 800 millièmes sont présents ou représentés, 300 votent pour, 200 votent contre et 300 s'abstiennent, la résolution est adoptée).

Il s'agit de la majorité de droit commun, elle trouvera à s'appliquer à toutes les résolutions non définies spécifiquement comme relevant des articles 25 ou 26 de la Loi du 10 juillet 1965. La majorité simple est notamment applicable pour tous les actes de gestion courante (adoption du budget prévisionnel, approbation des comptes, travaux d'entretien ...).

Vote d'une résolution : Majorité des voix de tous les copropriétaires qu'ils soient présents ou non. Le nombre de voix favorables doit être supérieur au nombre de voix contre, des abstentions et des absents pour adopter une résolution.

Les décisions devant être votées à cette majorité concernent essentiellement (liste non exhaustive) :

• La possibilité de déléguer une décision relevant de la majorité 24;
• L'autorisation donnée à un copropriétaire d'effectuer à ses frais des travaux affectant les parties communes;
• La désignation ou la révocation du syndic et des membres du conseil syndical ;
• La modification de la répartition des charges rendue nécessaire par un changement de l'usage d'une ou plusieurs parties privatives ;
• Les travaux d'économie d'énergie, de réduction des émissions de gaz à effet de serre  ;
• La suppression des vide-ordures pour des impératifs d'hygiène ;
• L'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes ;
• L'installation ou la modification d'un réseau de distribution d'électricité public destiné à alimenter en courant électrique les emplacements de stationnement des véhicules ;
• L'installation de compteurs d'eau froide individuels ;
• L'installation de compteurs d'énergie thermique ou de répartiteurs de frais de chauffage.

Lorsque la résolution n'a pas atteint la majorité absolue prévue à l'article 25, si la décision recueille le tiers des voix, il est possible de procéder immédiatement à un second vote à la majorité simple.

Si la décision ne recueille pas le tiers des voix, il sera possible de procéder à un second vote.

Voir contrat de syndic

Le syndic est chargé notamment :

• Assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
• Administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
• Convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an ;
• Établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
• Actualiser annuellement de registre National des copropriétés;
• Établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
• Tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
• Ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
• Ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
• Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

Transfert de propriété d'un bien (lot en copropriété).

Ce peut être une vente (mutation à tire onéreux), un héritage ou une donation (mutation à titre gratuit).

L'opération de mutation (état daté, frais administratifs) est généralement le fait générateur de prestations complémentaires du syndic définies par le contrat de syndic et mises à la charge du vendeur.

Nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Le syndic doit respecter le plan comptable défini par l'arrêté arrêté du 20 août 2020 modifiant l’arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Il peut créer des subdivisions, par exemple le compte 45 copropriétaires est subdivisé pour que chaque copropriétaire dispose d'un compte, mais ne peut pas créer de comptes non définis dans le plan comptable.

L'utilisation d'un plan comptable homogène facilite la lecture des comptes et assure une forme de continuité même en cas de changement de syndic.

Voir honoraires du syndic

Voir documents comptables de synthèse et annexes

Le rapprochement bancaire est un état comptable précisant les écarts entre le solde du relevé de compte adressé par la banque à une date donnée et le solde théorique du compte de la même banque dans la comptabilité de la copropriété.

Cet écart se justifie notamment par l'émission ou la réception de chèques, déjà enregistrés en comptabilité mais qui n'ont pas encore été débités ou déposés à la banque à la même date.

Lorsque un copropriétaire ne respecte pas ses échéances de règlement, le syndic est missionné pour en assurer le recouvrement, dans une procédure d'escalade (relance simple, recommandé, actes d'huissiers,…). Les frais engagés par la copropriété pour l'encaissement d'une créance d'un copropriétaire sont généralement imputés à ce dernier.

Voir Loi CHATEL

Chaque copropriétaire contribue aux frais d'entretien et d'administration des parties communes en fonction des tantièmes attachés aux lots privatifs qu'il détient. A la clôture d'un exercice comptable, le syndic répartit les charges en fonction de ces tantièmes.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.

Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.

Une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic. Nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée, il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

Le syndic non professionnel (bénévole) est un copropriétaire qui accepte d'endosser ce rôle. Il est désigné par l'AG.

Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il est possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions.

Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'AG.

La copropriété n'est pas soumise à la TVA. Cela implique que les appels de provisions n'y sont pas soumis et que la copropriété ne peut pas, de manière générale, récupérer la TVA liée à ses dépenses.

Toutefois, le syndic doit indiquer dans les décomptes individuels des charges annuelles, le montant de la TVA déductible. En effet, si un particulier ne peut récupérer la TVA, une entreprise copropriétaire ou locataire peut déduire cette TVA.

A l'échéance du contrat, son renouvellement s'effectue automatiquement sans qu'aucune démarche ne soit nécessaire, avec éventuellement une actualisation du prix de la prestation selon les formules indicielles prévues au contrat initial (voir loi Chatel pour les modalités de rupture).

Dans une copropriété, le nombre de tantièmes attribué à chaque lot dans l'état de division, correspond à sa quote-part dans la répartition des charges totales. Selon le nombre de lots et la précision des calculs le terme générique de tantième peut être exprimé en centième, millième ou dix-millième.

La participation du lot aux charges sera calculée en proportion de son nombre de tantièmes par rapport au nombre total de tantièmes de la copropriété (Exemple : le propriétaire d'un lot représentant 60 tantièmes sur un total de 1000, règlera 60/1000° des charges à répartir).

Les droits de vote du copropriétaire correspondent aux tantièmes de ses lots.

La situation de trésorerie correspond à l'analyse des créances et des dettes de la copropriété afin de déterminer le montant des disponibilités.

Le décret 2020/886 du 20 juillet 2020 impose la télé-relève pour tous les systèmes de comptage de chauffage et d'eau chaude sanitaire en copropriété.

Les compteurs d'eau sont équipés d'un module radio. Ce module radio est accroché physiquement au compteur et permet de retranscrire l'index mécanique du compteur en index électronique. Grace à ce module, le compteur devient communiquant et transmet les données de consommations des abonnés vers un réseau de télérelevé. La relève à distance des compteurs de type "télérelève" se réalise quotidiennement en automatique. Ce système apporte de nombreux avantages tels que l'optimisation des rendements de réseau et le service "alerte fuite" pour l'abonné.