Acte réalisé par un officier ministériel, qui n'est pas relatif à un procès en justice en cours. C'est par exemple l'appellation d'une sommation faite par un commissaire de justice.

Modalité de vente d'un bien mis aux enchères par un juge, un notaire ou un fonctionnaire. Procédure utilisée essentiellement dans le cadre de saisie immobilière à la demande d'un créancier (la copropriété peut, en dernier recours, engager une telle procédure).

Commissaire de justice est le nouveau nom officiel de l'huissier.

Exigibilité : date à laquelle les provisions appelées aux copropriétaires doivent être réglées

Les provisions de gestion courante sont exigible le 1ier jour de chaque trimestre civil (sauf si l'assemblée générale a décidé d'une autre échéance).

Les provisions pour travaux sont exigibles aux dates décidées par l'assemblée générale.

La répartition définitive des charges d'un exercice est exigible le jour de l'approbation des comptes par l'assemblée générale.

Frais engagés par la copropriété pour obtenir le remboursement des dettes d'un copropriétaire défaillant (charges courantes et travaux). Le montant et les modalités d'imputation de ces frais au débiteur sont définies par la règlementation et le contrat de syndic.

Ces frais comprennent notamment les relances, mises en demeure, injonction de payer, frais d'avocat...

Voir honoraires du syndic

Lorsque un copropriétaire ne respecte pas ses échéances de règlement, le syndic est missionné pour en assurer le recouvrement, dans une procédure d'escalade (relance simple, recommandé, actes d'huissiers,…). Les frais engagés par la copropriété pour l'encaissement d'une créance d'un copropriétaire sont généralement imputés à ce dernier.

Procédure de vente aux enchères des lots d'un copropriétaire défaillant.

La saisie immobilière est votée par l'assemblée générale lorsque les autres actions de recouvrement ont échoué. Sur la base de cette décision, le juge est saisi pour confirmer la vente par adjudication des lots.

La copropriété va pouvoir recouvrer tout ou partie des sommes dues par le copropriétaire sur le prix de la vente.

Le niveau d'impayés à partir duquel le syndic doit alerter et saisir le tribunal pour la nomination d'un mandataire ad' hoc est de 25% pour les copropriétés de moins de 200 lots et de 15% pour les autres.

Le document comptable « annexe 1 » regroupe sur la ligne « copropriétaires - sommes exigibles » le montant total dû par les copropriétaires. Il correspond aux appels de provisions non réglées et éventuellement à l'écart entre le budget prévisionnel et les dépenses réelles de l'exercice, si les charges constatées sont supérieures aux prévisions.

Calculé en fin d'exercice au niveau syndicat, le taux d'impayés est le ratio entre le montant global des créances copropriétaires divisé par le total des sommes appelées aux copropriétaires au cours de l'exercice.

Nombre de copropriétaires défaillants / nombre de copropriétaires exprime la répartition des créances. Plus il est important plus la maîtrise des impayés sera délicate.

Sommes encaissées / sommes appelées au cours de l'exercice, permet d'apprécier la tendance et l'effet des mesures de recouvrement. Il est favorable s'il est > 100 % mais inquiétant si < 90%.