Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé sous le contrôle d'un conseil syndical.

Lorsque le syndicat de copropriétaires est confronté à de graves problèmes financiers ou qu'il ne parvient plus à assurer la conservation de l'immeuble, le juge désigne un administrateur provisoire chargé de prendre les mesures nécessaires au rétablissement du fonctionnement normal de la copropriété. Il détient les pouvoirs du syndic et les pouvoirs de l'assemblée générale (sauf certaines décisions telles que les cessions de parties communes ou encore la modification du règlement de copropriété). Le juge choisit généralement l'administrateur provisoire parmi les administrateurs judiciaires de la juridiction.

L'assurance contractée par la copropriété couvre les parties communes (biens collectifs). L'assurance couvre a minima la responsabilité civile du syndicat des copropriétaires (article 9-1 e la loi du 10 juillet 1965).

L'assurance multirisque immeuble couvre les risques d'incendie, de foudre, d'explosion, de dégâts des eaux, de vol, de catastrophe naturelle, d'attentats, d'actes de terrorisme, de tempête, grêle et neige sur toitures et de bris de glaces... 

Par ailleurs, chaque copropriétaire est tenu de s'assurer contre les risques de responsabilité civile dont il doit répondre en sa qualité soit de copropriétaire occupant, soit de copropriétaire non-occupant.

Le budget prévisionnel est le document préparé par le syndic, avec le concours du conseil syndical, et soumis aux copropriétaires à l'occasion de l'AG, évaluant les dépenses nécessaires à la gestion courante de la copropriété pour un exercice annuel. Ce budget détermine le montant des appels de provisions pour charges courantes, c'est pourquoi, le vote d'un budget, modifié ou non en cours d'AG, est indispensable au fonctionnement de la copropriété. 

Inexécution de ses obligations par le syndic. Lorsque le syndic ne remplit pas ses obligations, le syndicat pourra le mettre en demeure, engager sa responsabilité professionnelle et le cas échéant changer de syndic.

Le carnet d'entretien établi et mis à jour annuellement par le syndic, constitue le « carnet de santé » de la copropriété, il contient :

• les coordonnées de l'immeuble : nom du syndicat, adresse
• l'identité du syndic
• les références des contrats d'assurances souscrits par le syndicat des copropriétaires avec leur date d'échéance
• les références des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits par le syndicat des copropriétaires, et dont la garantie est en cours
• les références des contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs, ainsi que la date d'échéance de ces contrats
• le référencement des travaux importants réalisés (ravalement de façades, étanchéité, remplacement d'un ascenseur…) précisant l'année de réalisation et l'identité des entreprises ayant réalisé ces travaux
• s'il existe, l'échéancier du programme pluriannuel de travaux, décidé par l'assemblée générale des copropriétaires.
  L'assemblée générale des copropriétaires peut décider d'inclure d'autres informations dans le carnet d'entretien (études techniques réalisées, nature des matériaux de construction…)

Le contrat du nouveau syndic prend effet à la date décidée par l'assemblée générale et au plus tôt 1 jour franc après la tenue de l’assemblée générale. Le mandat de l'ancien syndic s'achève donc à la fin du jour de l'assemblée générale. Il reste donc secrétaire de séance de l'assemblée générale jusqu'à la fin.

L'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic :

• Dans un délai de 15 jours à partir de l'arrêt de ses fonctions : la situation de trésorerie de la copropriété et les références des comptes bancaires du syndicat de copropriétaires et coordonnées de la banque
• Dans un délai de 1 mois à partir de l'arrêt des fonctions : l'ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires.

Tout copropriétaire (ou son conjoint) peut être membre du conseil syndical (CS). Le syndic ou ses préposés, même s'ils sont copropriétaires, ne peuvent être membres du CS. Le conseil syndical est élu par l'assemblée à la majorité absolue (Article 25). Le nombre de membres est précisé dans le règlement de copropriété, à défaut le nombre de membres est libre.  

Le conseil syndical élit parmi ses membres un Président. Le président anime et s'assure du bon fonctionnement du conseil syndical. Par exemple, il convoque le conseil syndical et préside ses réunions. Il s'assure de la coordination entre le conseil syndical et le syndic.

La mission du conseil syndical est d'assister et de contrôler la gestion du syndic.

Les fonctions du conseil syndical sont bénévoles.

Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'AG appelée à approuver les comptes et la tenue de celle-ci, le syndic tient les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires pendant une durée qui ne peut être inférieure à un jour ouvré.

Le conseil syndical peut à tout moment l'ensemble des documents et pièces de la copropriété.

Le contrat de syndic est un document régit les relations entre le syndicat des copropriétaires et le syndic, notamment la durée de la mission, les modalités de rémunération, (forfaitaires et complémentaires) et les conditions d'exécution de la mission.

Un décret du 26 mars 2015 est venu définir un contrat type de syndic. Ce contrat "Tout sauf", précise la liste exhaustive des prestations pouvant être éventuellement facturées par le syndic en plus de son forfait de gestion courante.

Le contrat de syndic est joint à la convocation à l'AG et signé, au nom du syndicat, par le Président de séance. La rémunération du syndic est libre, il est donc préférable de la négocier avant la séance plénière, peu propice à cet exercice.

La durée du contrat est au maximum de 3 ans.

Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes, organisme public chargé de veiller de façon générale à la régulation concurrentielle des marchés et la protection économique des consommateurs. 

La loi Macron du 6 août 2015 a attribué des prérogatives particulières à la DGCCRF pour rechercher et constater les infractions en matière de contrat et rémunération des syndics.

Voir quitus

Le syndic a l'obligation d'adresser le procès-verbal d'assemblée dans le mois suivant la tenue de l'assemblée générale.

le syndic professionnel doit mettre en place un Extranet sur lequel il dépose les documents de la copropriété (Règlement de copropriété, PV des assemblées générales, contrats souscrits, carnet d'entretien, fiche synthétique...) et les documents relatifs à la situation du copropriétaires (son compte, ses appels de provision...).

l'Extranet doit avoir un accès différencié : un accès pour chaque copropriétaire et un accès pour le conseil syndical qui dispose ainsi de plus d'informations afin de remplir sa mission.

Document établi par le syndic ayant pour objet d'informer les copropriétaires du fonctionnement de la copropriété. La fiche comprend les informations suivantes : identification de la copropriété et du syndic, organisation juridique, caractéristiques techniques, équipements et caractéristiques financières. Elle est obligatoire dans toutes les copropriétés et doit être mise à jour tous les ans par le syndic. Lors de la vente d'un lot, une copie de la fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente, ou, à défaut, à l'acte de vente.

Frais engagés par la copropriété pour obtenir le remboursement des dettes d'un copropriétaire défaillant (charges courantes et travaux). Le montant et les modalités d'imputation de ces frais au débiteur sont définies par la règlementation et le contrat de syndic.

Ces frais comprennent notamment les relances, mises en demeure, injonction de payer, frais d'avocat...

Les honoraires de syndic sont libres et négociés avec le projet de contrat soumis à l'approbation de l'AG. La rémunération du syndic comprend deux parties :

• Les honoraires de gestion courante : il s'agit d'un montant forfaitaire, proportionnel au nombre de lots de la copropriété, qui couvre les prestations de gestion courante. Le décret du 26 mars 2015 instaurant le contrat type de syndic établit une liste non limitative des prestations de gestion courante.
• Les honoraires de prestations particulières : ils correspondent à la rémunération des prestations non comprises dans la gestion courante (exemple : AG extraordinaire, recouvrement des impayés, établissement de l'état daté, suivi des travaux hors budget prévisionnel …). Les prestations particulières sont strictement définies par le décret du 26 mars 2015.

Voir contrat de syndic

Propriétaire de l'ouvrage dont il a commandé la construction, la rénovation, la réparation ou l'extension.

Il a la responsabilité de l'expression des besoins, aidé pour cela, si nécessaire, par une prestation d'AMO (Assistance à Maîtrise d'ouvrage). Il doit ensuite respecter ses obligations selon le contrat établi, avec la maîtrise d'œuvre (notamment échéancier de règlement) et réceptionner l'ouvrage terminé sous la conduite du maître d'œuvre.

Dans une copropriété, le maître d'ouvrage est le syndicat des copropriétaires (qui décide en assemblée générale). Il est représenté par le syndic.

Le syndic est chargé notamment :

• Assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale ;
• Administrer l'immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien et, en cas d'urgence, de faire procéder de sa propre initiative à l'exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde de celui-ci ;
• Convoquer l'assemblée générale au moins une fois par an ;
• Établir et de tenir à jour un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
• Actualiser annuellement de registre National des copropriétés;
• Établir le budget prévisionnel, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale ;
• Tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
• Ouvrir un compte séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux ;
• Ouvrir et de gérer un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat pour traiter toutes les opérations le concernant ;
• Représenter le syndicat dans tous les actes civils et en justice.

Transfert de propriété d'un bien (lot en copropriété).

Ce peut être une vente (mutation à tire onéreux), un héritage ou une donation (mutation à titre gratuit).

L'opération de mutation (état daté, frais administratifs) est généralement le fait générateur de prestations complémentaires du syndic définies par le contrat de syndic et mises à la charge du vendeur.

Nomenclature de numéros et d'intitulés de comptes assortie de règles d'affectation. Le syndic doit respecter le plan comptable défini par l'arrêté arrêté du 20 août 2020 modifiant l’arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Il peut créer des subdivisions, par exemple le compte 45 copropriétaires est subdivisé pour que chaque copropriétaire dispose d'un compte, mais ne peut pas créer de comptes non définis dans le plan comptable.

L'utilisation d'un plan comptable homogène facilite la lecture des comptes et assure une forme de continuité même en cas de changement de syndic.

Voir honoraires du syndic

Donner quitus à un syndic lors de l'Assemblée Générale signifie approuver sa gestion comptable et administrative et le décharger de toute responsabilité pour cette gestion.

Attention si une assemblée donne quitus au syndic, celui-ci pourra ensuite tenter de s'abriter derrière ce quitus pour dégager sa responsabilité, si une faute est découverte ultérieurement.

Si l'approbation des comptes, avec d'éventuelles réserves en cas de doute, est conseillée, car indispensable pour procéder à l'arrête définitif des comptes et à la répartition des charges, en revanche le fait de donner un quitus ne présente aucun avantage pour la copropriété. Ce n'est d'ailleurs pas une question obligatoire.

Le rapprochement bancaire est un état comptable précisant les écarts entre le solde du relevé de compte adressé par la banque à une date donnée et le solde théorique du compte de la même banque dans la comptabilité de la copropriété.

Cet écart se justifie notamment par l'émission ou la réception de chèques, déjà enregistrés en comptabilité mais qui n'ont pas encore été débités ou déposés à la banque à la même date.

Le niveau d'impayés à partir duquel le syndic doit alerter et saisir le tribunal pour la nomination d'un mandataire ad' hoc est de 25% pour les copropriétés de moins de 200 lots et de 15% pour les autres.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de demander l'avis du conseil syndical avant d'engager une dépense.

L'assemblée générale définit le montant à partir duquel le syndic a l'obligation de consulter plusieurs entreprises avant de retenir l'une d'entre elles.

Une copropriété est obligatoirement administrée par un syndic. Nommé par l'assemblée générale des copropriétaires, pour une durée déterminée, il est chargé de représenter le syndicat et de gérer les parties communes de la copropriété. Ce peut être un syndic professionnel ou un syndic non professionnel.

Le syndic non professionnel (bénévole) est un copropriétaire qui accepte d'endosser ce rôle. Il est désigné par l'AG.

Le syndic professionnel est titulaire d'une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie, qui atteste qu'il est possède les aptitudes pour exercer ce métier, bénéficie d'une assurance responsabilité civile et d'une garantie financière suffisante pour couvrir les engagements qu'il est amené à prendre dans l'exercice de ses fonctions.

Le syndic exerce ses fonctions dans le cadre d'un contrat de mandat approuvé l'AG.